때로는 수신자가 모르게 보낸 이메일을 다른 주소로 복사하고 싶을 수 있습니다. Microsoft Outlook에서이를 수행하기위한 규칙을 설정할 수 있습니다. 프로세스를 안내하고 중요한주의 사항을 공유합니다.
대부분의 사람들은 이메일 프로그램의 참조 (참조) 옵션에 익숙합니다. 누군가를 참조한다는 것은 메시지 사본을 보낸다는 의미입니다. 다른 수신자도 참조 된 사람을 볼 수 있습니다.
BCC (숨은 참조) 옵션도 있습니다. 숨은 참조 인 모든 사람은 다른받는 사람에게 숨겨 지지만 보낸 사람과받는 사람은 볼 수 있습니다.
Outlook에서는 간단한 토글 스위치로 이메일에 숨은 참조 필드를 추가 할 수 있습니다. 이렇게하려면 새 이메일을 열고 “옵션”탭으로 전환 한 다음 “숨은 참조”를 클릭하십시오. 이렇게하면이 이메일과 모든 새 이메일에 “숨은 참조”필드가 표시됩니다. 다시 숨기려면 새 이메일에서 옵션> 숨은 참조를 클릭합니다.
특정 이메일에서 누군가를 숨은 참조로 표시하려면 “받는 사람”또는 “참조”필드에서와 같은 방식으로 “숨은 참조”필드에 해당 사용자의 이메일 주소를 입력하면됩니다.
“숨은 참조”필드는 뉴스 레터와 같이 많은 수신자에게 대량 이메일을 보낼 때 가장 일반적으로 사용됩니다. 전 세계 어디에 있는지에 따라 데이터 보호를 위해 사람들의 이메일 주소를 숨겨야하는 법적 의무가있을 수 있습니다.
강력한 법적 의무가 없더라도 동의없이 사람들의 이메일 주소를 브로드 캐스트하지 않는 것이 좋습니다 (그리고 일반적인 예의).
다른 사람을 숨은 참조로 지정할 수있는 다른 시나리오가 있습니다. 예를 들어, 성가신 직원이나 동료를 상대하는 경우 불만 사항을 제기해야 할 경우를 대비하여 이메일 상호 작용을 기록 할 수 있습니다. BCC를 사용하면 수신자가 알지 못해도 원하는 주소로 메시지 사본을 보낼 수 있습니다.
BCC 수신자를 모든 전자 메일에 자동으로 추가하거나 특정 개인에게 보내는 전자 메일이나 제목에 특정 단어가 포함 된 전자 메일에 자동으로 추가하려는 경우 간단한 방법이 없습니다. Outlook 규칙을 사용했다면 이것이 옵션이 될 것으로 예상 할 수 있지만 안타깝게도 그렇지 않습니다.
규칙을 사용할 수 있지만 둘 이상을 만들어야합니다. 특히 숨은 참조를 원하는 이메일에 카테고리를 적용하는 규칙과 해당 카테고리 내의 이메일을 다른 주소로 자동 전달하는 규칙이 있습니다. 이것은 BCC와 완전히 동일하지는 않지만 동일한 결과를 얻습니다.
앞서 언급 한 중요한주의 사항은 많은 기업이 직원이 회사 외부에서 이메일을 자동 전달하지 못하도록 차단한다는 것입니다. 이는 자동 전달 규칙이 사이버 범죄자가 기업에서 데이터를 가져 오는 데 사용하는 일반적인 방법이기 때문입니다.
자체 IT 부서가있을만큼 규모가 큰 모든 기업은 자동 전달을 차단할 가능성이 높습니다. 누군가가 자동 전달 규칙을 설정할 때 경고를받을 수도 있습니다.
회사에서 자동 전달을 차단하는 경우 외부 이메일 주소로 이동하는 경우 숨은 참조를 수동으로 추가해야합니다. 회사 내의 다른 사서함으로 전달하거나 회사에서 자동 전달을 차단하지 않는 경우에는 좋습니다.
이를 염두에두고 두 가지 규칙을 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
규칙 1 : 카테고리 적용
Outlook받은 편지함에 있는지 확인한 다음 “홈”탭에서 규칙> 규칙 및 경고 관리를 클릭합니다.
나타나는 “규칙 마법사”에서 “보낸 메시지에 규칙 적용”을 선택하고 “다음”을 클릭합니다.
다음으로 카테고리를 자동으로 적용 할 이메일을 선택합니다. 모든 이메일을 분류하려면 “다음”을 클릭하십시오. 경고가 표시됩니다. “예”를 클릭하십시오.
특정 메시지 만 분류하려면 어떤 종류를 선택해야합니다. 제목 줄이나 본문에 특정 단어가있는 조건, 첨부 파일이있는 조건 등을 포함하여 선택할 수있는 조건이 많이 있습니다.
특정 사람에게 보낸 이메일을 분류 할 것이므로 “사람 또는 공개 그룹에 전송”옵션을 선택합니다.
수신자를 선택하려면 “People or Public Group”링크를 클릭합니다.
주소록에서 사람을 선택하거나 “받는 사람”필드에 직접 이메일 주소를 입력 한 다음 “확인”을 클릭 할 수 있습니다.
“다음”을 클릭합니다.
마법사의 다음 페이지에서 “범주 범주에 할당”을 선택합니다.
그런 다음 “범주”링크를 클릭하여 범주를 할당합니다.
열리는 “색상 범주”창에서 적용 할 범주를 선택합니다. “새로 만들기”를 클릭하여 새로 만든 다음 “확인”을 클릭 할 수도 있습니다.
잘못된 이메일을 자신에게 자동 전달하지 않으려면 완전히 새로운 카테고리를 만드는 것이 좋습니다.
마법사의 범주가 선택한 범주로 변경됩니다. “마침”을 클릭하십시오.
확인 상자에서 “확인”을 클릭하면 첫 번째 규칙이 생성됩니다.
규칙 2 : 이메일 자동 전달
이제 규칙 1에서 선택한 카테고리를 가진 이메일을 자동 전달하는 규칙을 설정해야합니다.
먼저 “보낸”항목 폴더를 클릭하여 전환합니다. 이 단계는 필수적입니다. 그렇지 않으면 규칙이받은 편지함의 이메일에서만 실행됩니다.
Outlook의 “홈”탭에서 규칙> 규칙 및 알림 관리를 클릭합니다.
“규칙 마법사”에서 “받은 메시지에 규칙 적용”을 클릭 한 후 “다음”을 클릭합니다.
마법사의 다음 페이지에서 “Assigned to Category Category”를 선택합니다.
“범주”링크를 클릭하여 할당 할 범주를 선택합니다.
“색상 범주”창에서 규칙 1에서 설정 한 범주를 선택한 다음 “확인”을 클릭합니다.
마법사의 범주가 선택한 범주로 변경됩니다. “다음”을 클릭하십시오.
다음 페이지에서 “사람 또는 공개 그룹에 전달”을 선택하십시오.
수신자를 선택하려면 “사람 또는 공개 그룹”링크를 클릭하십시오.
주소록에서 이메일을 전달할 주소를 선택하거나 “받는 사람”필드에 입력 할 수 있습니다. 그런 다음 “확인”을 클릭하십시오.
마법사의 마지막 페이지로 이동하려면 “다음”을 두 번 클릭합니다. 규칙 이름을 지정하고 “보낸 항목”폴더에 적용되는지 확인한 다음 “마침”을 클릭하십시오.
이제 규칙이 생성되었습니다! 지정한 사람에게 이메일을 보낼 때마다 카테고리가 이메일에 추가됩니다 (규칙 1). 이메일이 “보낸 항목”폴더에 도달하면 규칙 2에서 지정한 주소로 자동 전달됩니다.
