Microsoft는 새로운 전자 메일 알림을 설정할 때 도움이된다고 생각했습니다. 그러나, 지속적으로 알림을 받으면 생각의 사고를 방해 할 수 있습니다. 알림을 완전히 끄거나, 더 나은 상태로, 중요한 전자 메일에 대해서만 알리도록 Outlook을 설정할 수 있습니다.
간단한 규칙을 만드는 방법
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클라이언트, 상사 또는 가족과 같은 특정 사람들에게 응답해야하는 경우 Outlook의 규칙을 사용하여 특정 메시지에 대한 알림 만받을 수 있습니다. 특정 발신자의 이메일 알림 만 표시하는 규칙을 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
이 규칙을 설정하는 가장 쉬운 방법은 해당 사람의 이메일을 찾는 것입니다. 이 예에서는 상사의 이메일이 항상 중요하기 때문에 상사로부터 이메일을받을 때 알려주는 규칙을 설정하겠습니다. 따라서 How-To Geek의 편집장 Whitson Gordon의 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 팝업 메뉴에서 “규칙”을 선택한 다음 “규칙 만들기”를 선택합니다.
“규칙 만들기”대화 상자에서 새 이메일에 대한 알림을받을 조건을 선택하십시오. Whitson으로부터받은 이메일에 대한 알림을 즉시 받고 싶습니다. 첫 번째 확인란을 선택합니다.
또한 “보낸 사람”확인란을 선택하고 드롭 다운 목록에서 내 이름을 선택했는지 확인하여 Whitson에서 나에게 직접 보낸 전자 메일에 대한 알림을받습니다. 참조 대상이거나 여러 명의 수신자 중 한 명에게 이메일 알림을받지 않으려면 “보낸 사람”드롭 다운 목록에서 “나만”을 선택하십시오. 선택했으면 “확인”을 클릭하십시오.
“이미 현재 폴더에있는 메시지에서이 규칙을 지금 실행하십시오”옵션이있는“성공”대화 상자가 표시됩니다. “확인”을 클릭하십시오. Whitson의받은 편지함에 어떤 전자 메일이 있는지 확인하고 확인란을 선택합니다.
“새 메일 경고”대화 상자가 나타나고 즉각적인 조치가 필요합니다. 현재받은 편지함에 Whitson으로부터 온 이메일이 하나뿐이므로이 대화 상자에있는 유일한 이메일입니다. 그러나 Whitson의 이메일이 더 있으면 여기에 모두 나열됩니다. 이 대화 상자에서 직접 이메일을 보려면, 볼 이메일을 선택하고 “항목 열기”를 클릭하십시오. 대화 상자를 닫으려면 “닫기”를 클릭하십시오.
대화 상자에서 전자 메일 메시지를 연 다음 메시지를 닫아도 “닫기”를 클릭 할 때까지 “새 메일 경고”대화 상자가 열려 있습니다.
더 고급 규칙을 만드는 방법
규칙을 만들 때 기본 “규칙 만들기”대화 상자에서 사용할 수있는 것보다 더 구체적인 옵션을 추가로 선택할 수 있습니다. 이렇게하려면이 문서의 앞부분에서 설명한대로 “규칙 만들기”대화 상자를 엽니 다. 그런 다음“고급 옵션”을 클릭하십시오.
“규칙 마법사”대화 상자의 첫 번째 화면에는 확인할 세부 조건 목록이 표시됩니다. 이메일 알림을 확인하려는 조건의 확인란을 선택하십시오. Whitson으로부터 나에게만 보낸 이메일을받을 때 알림을 받고 싶습니다. 따라서 해당 조건을 선택합니다.
파란색 밑줄이 표시된 텍스트는 해당 조건에서 확인할 값을 지정하기 위해 클릭하는 링크입니다. 해당 조건을 선택한 후에는 “2 단계”상자에서 해당 조건의 파란색 링크를 클릭하여 값을 편집하십시오.
확인하고자하는 조건을 선택했으면 “다음”을 클릭하십시오.
이제 선택한 조건과 일치하는 메시지로 수행 할 작업을 나타내는 옵션을 선택하십시오. 메시지를 특정 폴더로 이동하거나 한 명 이상의 사람에게 전달하거나 템플릿을 사용하여 회신하거나 읽은 것으로 표시하는 등의 작업을 수행 할 수 있습니다. Whitson으로부터 이메일 메시지를받을 때 데스크탑 경고를 받고 싶습니다. 목록에서 마지막 옵션 인 “바탕 화면 경고 표시”를 선택합니다. 메시지로 수행 할 작업을 선택했으면 “다음”을 클릭하십시오.
다음 화면은 메시지가 미팅 초대 또는 업데이트 인 경우 알림을받지 않으려는 경우와 같이 규칙에 예외를 설정하는 옵션을 제공합니다. 규칙에 적용 할 예외를 선택하고 “다음”을 클릭하십시오. 예외를 원하지 않으므로이 화면을 건너 뛰려면“다음”을 클릭하기 만하면됩니다.
마지막 화면에서 규칙 이름을 지정하고 즉시“이 규칙 켜기”를 포함하여 일부 규칙 옵션을 설정할 수 있습니다. 받은 편지함에 이미있는 메시지에 대해 즉시 규칙을 실행하려면“이미받은 편지함에있는 메시지에 대해 지금이 규칙 실행”을 선택하십시오.
“3 단계”에서 규칙 설명을 검토하고 완료되면“마침”을 클릭하십시오.
이제 Whitson으로부터 이메일을 받으면 Windows 바탕 화면에 바탕 화면 경고가 표시됩니다. 이는 “새 메일 경고”대화 상자와 다르며 기본 Windows 알림입니다. 이 유형의 알림을 선호하는 경우 생성하는 모든 규칙에 대해 “고급 옵션”을 거쳐야합니다. “
규칙을 편집하는 방법
규칙을 수정, 삭제 또는 일시적으로 해제하는 것도 쉽습니다. “데스크탑 경고”대신“새 메일 경고”대화 상자를 표시하도록 규칙을 수정하고 싶습니다. 이를 위해“홈”탭을 클릭하십시오.
“이동”섹션에서 “규칙”버튼을 클릭하고 드롭 다운 메뉴에서 “규칙 및 경고 관리”를 선택하십시오.
“규칙 및 경고”대화 상자가 표시됩니다. “이메일 규칙”탭에서 “규칙 변경”을 클릭하고 드롭 다운 메뉴에서 “규칙 설정 편집”을 선택하십시오.
앞에서 설명한 것처럼 “규칙 마법사”의 첫 번째 화면에는 들어오는 전자 메일 메시지에서 확인할 수있는 조건 목록이 표시됩니다. 처음으로 규칙을 설정할 때 선택한 내용이 목록 맨 위에 표시되고 현재 설정에 대한 설명이 “2 단계”상자에 표시됩니다. 조건을 변경하고 싶지 않으므로 “다음”을 클릭하십시오. 규칙의 조건을 변경하려면 변경 한 후 “다음”을 클릭하십시오.
조건에 따라 수신 전자 메일 메시지에 대해 수행 할 작업이 나열된 화면에서 목록 맨 위에 표시되는 “데스크탑 경고 표시”옵션을 비활성화 한 다음 “다음”을 클릭합니다.
대신 더 많은 얼굴에 표시되는 “새 메일 경고”대화 상자를 표시한다고 가정 해 보겠습니다. 조치 목록 맨 아래로 스크롤하여 “새 항목 경보 창에 특정 메시지 표시”확인란을 선택하십시오. “새 메일 경고”대화 상자에 표시되는 메시지를 사용자 정의하려면 “2 단계”아래의 상자에서 “특정 메시지”링크를 클릭하십시오.
“경고 메시지”대화 상자에서 “새 메일 경고”대화 상자에 표시 할 메시지를 입력하고 “확인”을 클릭하십시오.
예외를 추가하거나 제거하려면 “다음”을 클릭하여 예외 목록에 액세스하고 변경하십시오. “규칙 마법사”의 마지막 화면에서 규칙 이름을 변경하거나 다른 옵션을 변경하려면 예외 화면에서 “다음”을 다시 클릭하십시오. 다른 것을 변경하고 싶지 않으므로 작업 화면에서 “완료”를 클릭하여 변경 사항을 적용하고 “규칙 마법사”를 닫습니다.
“규칙 및 경고”대화 상자로 돌아갑니다. “확인”을 클릭하여 닫습니다. 규칙을 즉시 실행하려면 “이메일 규칙”탭 상단의 “지금 규칙 실행”을 클릭하십시오.
“지금 규칙 실행”대화 상자의 “실행할 규칙 선택”상자에서 실행할 규칙의 확인란을 선택하고 “지금 실행”을 클릭하십시오.
참고 : 규칙을 실행하면 “지금 규칙 실행”대화 상자가 자동으로 닫히지 않습니다. “닫기”를 클릭하여 닫아야합니다. “규칙 및 경고”대화 상자도 자동으로 닫히지 않으므로 “확인”을 클릭하여 닫으십시오.
“새 메일 경고”대화 상자가 맨 위에 사용자 정의 메시지와 함께 표시됩니다.
Outlook의 규칙 기능은 전자 메일 메시지를 자동으로 처리하기위한 많은 옵션을 제공합니다. 특정 메시지를 특정 폴더로 이동하거나 제목 줄에 특정 텍스트가있는 전자 메일 메시지에 대한 작업을 수행하거나 특정 조건에 따라 자동으로 메시지를 삭제할 수도 있습니다. 사용 가능한 모든 옵션으로 인해 Outlook 규칙이 처음에는 압도적으로 보일 수 있습니다. 그러나 특정 전자 메일 메시지를 관리하는 방법을 알고 있다면 자체 규칙을 만들고 관리하는 것이 어렵지 않습니다.
