주소와 같이 Word 문서에 자주 입력하는 텍스트가있을 수 있습니다. 필요할 때마다이 텍스트를 다시 입력하는 대신이 공통 텍스트를 하나의 Word 문서에 넣고 다른 문서에서 참조 할 수 있습니다. 변경하면 모든 문서에서 자동으로 업데이트됩니다.
주소를 문서의 바닥 글에 넣으려고하는데 주소가 수시로 변경된다고 가정 해보십시오. 주소를 별도의 공통 Word 문서에 저장하고 보고서의 필드를 사용하여 공통 문서에서 텍스트를 가져 와서 변경 될 때마다 업데이트 할 수 있습니다. 이를 수행하는 방법을 알려 드리겠습니다.
시작하려면 다른 Word 문서에 삽입 할 주소의 리포지토리로 사용할 새 Word 문서를 만듭니다. 다른 문서에서 액세스 할 수있는 위치에 저장하십시오. 예를 들어, 항상 액세스 할 수없는 네트워크 드라이브에 저장하지 마십시오.
공통 문서에서 주소를 참조하기 위해 책갈피를 사용합니다. 다른 문서 (이 경우 주소)에 삽입 할 텍스트 문자열을 입력하십시오. 이름을 강조 표시하고 삽입> 책갈피로 이동하여 “주소”와 같은 이름을 지정하여 책갈피를 작성하십시오. 책갈피 작성에 대한 정보는 Word의 책갈피에 대한 안내서를 참조하십시오.
북마크 이름에는 공백이 없어야합니다. 공통 정보 파일에서 각 항목 위에 책갈피 이름을 입력하여 어떤 항목에 어떤 이름을 사용할지 쉽게 알 수 있습니다. 이 공통 문서에서 많은 재사용 가능한 항목을 계획 할 때 특히 유용합니다. 이 예에서는 공통 정보 문서에 주소를 추가하고 항목 위에 책갈피 이름 “주소”를 넣었습니다.
공통 문서에 항목을 추가하면 저장하고 닫을 수 있습니다. 주소를 삽입 할 문서를 열고 해당 텍스트를 놓을 위치에 커서를 놓습니다. 이 예에서는 바닥 글을 추가하고 주소를 삽입합니다.
INCLUDETEXT 필드 코드를 사용하여 일반 문서에서 만든 책갈피를 참조합니다. 이렇게하려면 “Ctrl + F9″를 눌러 필드 코드에 대괄호를 삽입하십시오.
참고 : 필드 코드 주위에 일반 괄호 만 입력 할 수는 없습니다. 올바른 유형의 괄호를 삽입하려면“Ctrl + F9”를 사용해야합니다.
커서는 괄호 사이에 자동으로 배치됩니다. 괄호 사이에 다음 텍스트를 입력하고 “
INCLUDETEXT ""
참고 : 필드 코드에 대괄호를 입력하지 마십시오.
예를 들어, 필드 코드 괄호 사이에 다음을 입력했습니다.
INCLUDETEXT "C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx" Address
참고 : 경로와 같이 경로에 이중 백 슬래시를 사용해야합니다. 또한 위의 코드를 필드에 입력 할 때는 스마트 따옴표가 아닌 직선 따옴표를 사용해야합니다.
공통 문서에서 주소를 가져 와서 방금 입력 한 필드 코드에 삽입하려면 필드 코드를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 팝업 메뉴에서 “필드 업데이트”를 선택하십시오.
주소가 문서에 표시됩니다. “북마크 표시”옵션이 켜져 있으면 주소 주위에 대괄호가 계속 표시됩니다. 이 옵션을 끄는 방법을 알아 보려면 책갈피에 대한 기사를 다시 참조하십시오. 또한 필드 코드가 음영 처리 될 수 있습니다. 그러나이 기능을 끌 수도 있습니다.
필드 코드를 변경하려는 경우 결과 대신 코드를 다시 표시 할 수 있습니다. 이렇게하려면 결과 항목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 팝업 메뉴에서 “필드 코드 전환”을 선택하십시오. 필드 코드에 입력 한 텍스트가 다시 표시되고 편집 할 수 있습니다. 간단하게 필드를 업데이트하여 새 결과를 표시하십시오.
공통 문서를 만든 후에는 자주 사용하는 다른 항목을 Word 문서에 저장할 수 있습니다. 공통 문서에서 자동으로 삽입하려는 각 정보에 대해 Word 문서에서 별도의 INCLUDETEXT 필드를 사용하십시오.
