Microsoft Outlook의 규칙을 사용하여 계정의 지정된 기준과 일치하는 이메일에 미리 정의된 작업을 자동으로 적용할 수 있습니다. 이렇게 하면 이메일을 수동으로 필터링하지 않고 프로세스를 자동화할 수 있습니다. Outlook에서 규칙을 만드는 두 가지 방법을 보여 드리겠습니다.
Outlook에서 규칙을 만드는 방법
Outlook에서 기존 이메일을 사용하여 규칙 만들기
Outlook에서 템플릿을 사용하여 역할 만들기
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Outlook에서 규칙을 만드는 방법
Outlook에서 규칙을 만드는 첫 번째 방법은 기존 전자 메일 메시지를 기본으로 사용하는 것입니다. 그런 다음 Outlook은 사용자가 선택한 메시지와 유사한 메시지를 찾으려고 시도하고 사용자가 해당 메시지에 작업을 적용할 수 있도록 합니다.
다른 방법은 템플릿에서 규칙을 만드는 것입니다. 이 방법에서는 템플릿을 선택하여 규칙을 만들거나 빈 템플릿에서 규칙을 만듭니다. 이렇게 하면 이메일로 수행할 작업에 대한 더 많은 옵션이 제공됩니다.
Outlook에서 기존 이메일을 사용하여 규칙 만들기
이메일 계정에 이미 있는 이메일을 규칙의 기반으로 사용하려면 먼저 컴퓨터에서 Outlook 앱을 실행합니다.
Outlook이 열리면 기반으로 사용할 이메일을 찾습니다. 예를 들어 Zoom의 모든 이메일을 특정 폴더로 보내려고 Zoom에서 이메일을 찾습니다. 그런 다음 이 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 규칙 > 규칙 생성을 선택합니다.
같은 창의 “다음 작업 수행” 섹션에서 선택한 이메일에 적용할 작업을 결정합니다. 예를 들어, 선택한 이메일과 유사한 이메일을 자동으로 폴더로 이동하려면 “항목을 폴더로 이동” 옵션을 활성화하십시오. 그런 다음 “폴더 선택”을 클릭하십시오.
“규칙 및 경고” 창에서 이메일을 이동할 폴더를 선택합니다. 그런 다음 “확인”을 선택합니다.
“규칙 만들기” 창으로 돌아가서 “확인”을 클릭하여 규칙을 만들고 저장합니다.
팁: 규칙에 대한 추가 사용자 지정 옵션에 액세스하려면 “규칙 만들기” 창에서 “고급 옵션” 버튼을 클릭합니다.
열리는 “성공” 프롬프트에서 기존 이메일에도 새 규칙을 적용하려면 “현재 폴더에 이미 있는 메시지에 대해 지금 이 규칙 실행” 옵션을 활성화하십시오. 그런 다음 “확인”을 선택하십시오.
그리고 그게 다야. 이제 규칙이 생성되었으며 지정된 기준과 일치하는 이메일에 적용됩니다.
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Outlook에서 템플릿을 사용하여 역할 만들기
Outlook에는 몇 가지 기본 규칙을 만드는 데 도움이 되는 여러 템플릿이 있습니다. 이러한 템플릿을 사용하려면 먼저 컴퓨터에서 Outlook을 시작합니다. 그런 다음 Outlook의 왼쪽 상단에서 “파일”을 클릭합니다.
왼쪽 사이드바에서 “정보”를 클릭합니다. 그런 다음 오른쪽 창에서 “규칙 및 경고 관리”를 선택합니다.
“규칙 및 경고” 창이 열립니다. 여기에서 “이메일 규칙” 탭 아래에서 “새 규칙”을 클릭합니다.
새 규칙에 사용할 다양한 템플릿을 제공하는 “규칙 마법사” 창이 표시됩니다. 사용하려는 템플릿을 선택합니다. 예를 들어 제목 줄에 특정 단어가 포함된 이메일을 이메일 계정의 특정 폴더로 이동하려면 “제목에 특정 단어가 있는 메시지를 폴더로 이동”을 선택합니다.
다음 단계에서 위에서 언급한 템플릿을 사용합니다.
템플릿을 선택한 후 창 하단에서 “다음”을 선택합니다.
다음 페이지의 “2단계” 섹션에서 “특정 단어”를 클릭합니다.
“텍스트 검색” 창이 나타납니다. 여기에서 “제목에서 검색할 단어 또는 구 지정” 필드를 클릭하고 이메일을 필터링할 단어나 구를 입력하십시오. 그런 다음 “추가”를 클릭하여 이 단어를 목록에 추가하십시오.
단어를 추가했으면 “확인” 버튼을 클릭합니다.
다시 한 번 “2단계” 섹션에서 “지정됨”을 클릭합니다.
이메일을 이동할 폴더를 선택합니다. 그런 다음 “확인”을 선택합니다.
이제 “규칙 마법사” 창으로 돌아갑니다. 여기서 하단의 “다음”을 클릭합니다. 그런 다음 “다음” 및 “다음”을 선택합니다.
“규칙 설정 완료” 화면의 “1단계: 이 규칙의 이름 지정” 필드에 규칙 이름을 입력합니다. 이것은 원하는 이름이 될 수 있지만 나중에 이 규칙을 쉽게 알아볼 수 있도록 설명적인 이름을 사용하십시오.
“2단계: 규칙 옵션 설정” 섹션에서 새 이메일 외에 모든 기존 이메일에 대한 역할을 사용하려면 “이미 ‘받은 편지함’에 있는 메시지에 대해 지금 이 규칙 실행” 옵션을 활성화하십시오.
“이 규칙 켜기”를 선택하여 규칙을 활성화합니다. 그런 다음 하단에서 “마침”을 클릭하십시오.
“규칙 및 경고” 창의 하단에서 “적용”을 선택한 다음 “확인”을 선택합니다.
팁: 나중에 규칙을 삭제하려면 목록에서 해당 규칙을 선택하고 “삭제”를 선택합니다.
이제 규칙이 생성되었으며 선택한 이메일을 필터링하고 작업을 수행합니다. 준비가 완료되었습니다.
Outlook에서 서버 쪽 규칙을 만들 수 있다는 것을 알고 계셨습니까? 이들은 위에서 본 것과 다르며 특정 경우에 사용하고 싶을 수 있습니다.
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