우리는 모두 주소, 긴 이름 또는 문구, 자주 사용하는 표 및 이미지와 같이 정기적으로 입력해야하는 큰 텍스트 덩어리를 가지고 있습니다. Word의 상용구 기능을 사용하면 이러한 텍스트 덩어리를 저장하고 몇 번의 키 입력으로 빠르게 삽입 할 수 있으므로 입력 시간을 줄일 수 있습니다.
상용구 기능은 오랫동안 Office의 일부 였지만 이제는 Office 2007에 추가 된 빠른 부분의 일부입니다. 상용구 항목 외에도 빠른 부분 기능을 사용하면 문서 속성 (예 : 제목 및 작성자)을 삽입 할 수 있습니다 ) 및 입력란 (예 : 날짜 및 페이지 번호) 빠른 부품 및 상용구 항목은 “빌딩 블록”이라고도하며 Word에는 미리 정의 된 많은 빌딩 블록이 있습니다. 원하는만큼 사용자 정의 빌딩 블록을 추가 할 수도 있습니다.
참고 : 이전에 Word에서 다른 문서의 텍스트를 참조하는 방법에 대해 작성하여 재사용 가능한 내용을 다른 문서에 자동으로 업데이트되도록 삽입 할 수 있습니다. 이 기사에서 설명한 트릭은 상용구 항목을 사용하는 것과 유사합니다. 그러나 상용구 항목을 사용하여 내용을 삽입하면 상용구 항목을 변경할 때 해당 내용이 자동으로 업데이트되지 않습니다.
무료 PhraseExpress for Windows와 같이 시스템 전체에서 유사한 작업을 수행하는 다른 소프트웨어가 있습니다. 상용구는 Word뿐만 아니라 모든 앱에서 작동하지만 상용구에는 몇 가지 장점이 있습니다. 즉 PhraseExpress보다 서식 옵션 (특히 Word 관련 옵션)이 더 많으며 Word가있는 모든 곳에서 사용할 수 있습니다. 예를 들어 업무용 컴퓨터에 타사 프로그램을 설치할 수없는 경우에도 상용구를 사용할 수 있습니다.
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상용구 항목은 문서 자체가 아닌 템플릿에만 저장할 수 있습니다. 기본적으로 새 상용구 항목은 Normal.dotm 템플릿에 저장됩니다. 이렇게하면 다른 텍스트와 Normal.dotm 템플릿을 공유하지 않는 한 상용구 항목의 가용성이 컴퓨터로만 제한됩니다. 상용구 항목을 사용자 지정 템플릿에 추가 할 수 있지만이 기사의 뒷부분에서 설명 할 제한 사항이 있습니다.
새 상용구 항목을 만드는 방법
시작하려면 새 Word 문서를 만들고 상용구 항목으로 추가 할 내용 (텍스트, 이미지, 표 등)을 입력하십시오. 그런 다음 내용을 강조 표시하고 “삽입”탭을 클릭하십시오.
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상용구 입력 텍스트를 마지막 단락을 포함하여 항목의 모든 단락에 대해 단락 형식으로 저장하려면 마지막 단락의 끝에있는 단락 표시가 선택에 포함되어 있는지 확인하십시오. 단락 표시는 단락의 서식을 저장합니다. 단락 끝에서 단락 표시를 선택하지 않으면 해당 단락은 삽입 할 때 주변 텍스트의 단락 스타일을 따릅니다. 각 단락 끝에 단락 표시가 없으면 옵션에 표시하도록 선택할 수 있습니다. 상용구 내용에 적용한 모든 문자 서식은 상용구 항목에 자동으로 저장됩니다.
“텍스트”섹션에서 “빠른 부품 탐색”버튼을 클릭하고 드롭 다운 메뉴에서 “자동 텍스트”위로 마우스를 이동하십시오. 그런 다음 하위 메뉴에서 “선택 내용을 상용구 갤러리에 저장”을 선택하십시오.
참고 :“빠른 부품”메뉴에서“선택을 빠른 부품 갤러리에 저장”옵션을 직접 볼 수 있습니다. 이 옵션은 선택한 텍스트를 “자동 텍스트”항목이 아닌 “빠른 부분”항목으로 추가합니다. “Quick Parts”및 “AutoText”항목은 모두 빌딩 블록입니다. 그런 식으로 항목을 추가 할 수 있지만 상용구 항목으로 추가하는 방법에 대해 설명하겠습니다.
“새 빌딩 블록 생성”대화 상자가 표시됩니다. “이름”편집 상자에 상용구 항목의 이름을 입력하십시오.
상용구 항목의 이름을 충분히 다르게 만들어 각 항목을 문서에 삽입하기 위해 이름의 몇 문자 만 입력하면됩니다. 여러 상용구 항목의 이름이 매우 유사한 경우 입력 할 항목을 Word에서 알 수 있도록 이름을 충분히 입력해야합니다.
이 항목의 카테고리를 변경할 수도 있습니다. “범주”드롭 다운 목록에는이 상용구 항목을 사용자 지정 범주에 추가 할 수있는 “새 범주 만들기”옵션이 있습니다. 항목이 생성되는 “갤러리”를 변경할 수도 있습니다.
“옵션”드롭 다운 목록에서 항목을 문서에 삽입하는 방법을 지정할 수 있습니다. 회사 이름과 같은 작은 텍스트를 삽입하는 경우 “컨텐츠 만 삽입”을 선택하면 항목의 내용이 커서에 인라인으로 삽입됩니다. 컨텐츠를 자체 단락 또는 자체 페이지에 삽입 할 수도 있습니다 (표준 표지 작성에 적합).
“저장 위치”드롭 다운 목록의 기본 설정을 그대로 사용하십시오. 상용구 항목을 일반 템플릿에 저장합니다.
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새로운 상용구 항목을 설정 한 후 “확인”을 클릭하십시오.
마지막으로 열어 본 Word 문서를 닫을 때 Normal.dotm 템플릿의 변경 사항을 저장할지 묻는 일반 대화 상자를 표시하라는 옵션을 설정 한 경우 다음 대화 상자가 표시 될 수 있습니다. 상용구 항목을“Normal.dotm”템플릿에 저장하려면“저장”을 클릭하십시오.
상용구 항목을 문서에 삽입하는 방법
새 상용구 항목을 만들었으므로 문서에 삽입 해 보겠습니다. 새 Word 문서를 만들거나 기존 문서를 엽니 다. “삽입”탭을 다시 클릭하고 드롭 다운 메뉴에서 “자동 텍스트”위로 마우스를 이동하십시오. 추가 한 상용구 항목은 “상용구”하위 메뉴에서 직접 사용할 수 있습니다. 해당 항목에 내용을 삽입하려면 선택하십시오.
상용구 항목의 이름을 입력하기 시작하여 간단하게 상용구 항목을 삽입 할 수도 있습니다. 일치하는 상용구 항목의 이름과 “Enter”를 눌러 삽입하라는 지시가있는 작은 팝업이 표시됩니다. “Enter”를 눌러 전체 상용구 항목을 문서에 삽입하십시오. “F3″을 누를 수도 있습니다.
상용구 항목의 내용이 삽입되고 원래 줄 바꿈 및 서식이 완성됩니다.
상용구 항목을 더 빠르고 쉽게 삽입하기 위해 “자동 텍스트”버튼을 빠른 액세스 도구 모음에 추가 할 수 있습니다.
“자동 완성 제안 표시”를 설정하는 방법
상용구 항목 이름을 입력 할 때 자동 완성 제안이 표시되지 않으면 “자동 완성 제안 표시”옵션을 설정해야합니다.
“자동 완성 제안 표시”를 켜려면 기존 Word 문서를 열거 나 새 문서를 만들고 “파일”탭을 클릭하십시오.
백 스테이지 화면의 왼쪽에있는 옵션 목록에서“옵션”을 클릭하십시오.
“Word Options”대화 상자의 왼쪽에있는 항목 목록에서“Advanced”를 클릭하십시오.
'편집 옵션'섹션에서 '자동 완성 제안 표시'확인란을 클릭하면 상자에 확인 표시가 나타납니다.
이제 상용구 항목 이름의 일부를 입력 한 후 “Enter”를 눌러 삽입 할 수 있습니다.
기존 상용구 항목의 내용을 편집하는 방법
새 집으로 이사했고 상용구 항목에서 주소를 변경해야한다고 가정 해보십시오. 쉬운 일입니다 새 Word 문서에 원하는대로 항목을 입력하고 선택한 다음 앞에서 설명한대로 “자동 텍스트”하위 메뉴에 액세스하면됩니다. 기존 상용구 항목 아래의 하위 메뉴에서 “선택을 상용구 갤러리에 저장”옵션을 선택하십시오.
“이름”편집 상자에 기존 상용구 항목과 동일한 이름을 입력하고 “확인”을 클릭하십시오.
확인 대화 상자가 표시됩니다. “예”를 클릭하여 이전 상용구 항목을 새 상용구 항목으로 바꿉니다.
이제 업데이트 한 상용구 항목을 이전과 마찬가지로 새 Word 문서 나 기존 Word 문서에 삽입 할 수 있습니다.
참고 : 상용구 항목을 변경해도 해당 항목을 이미 삽입 한 기존 문서의 내용은 변경되지 않습니다. 상용구 항목의 수정 된 내용은 항목을 변경 한 후 언제든지 삽입 할 때만 사용됩니다.
기존 상용구 항목의 속성을 편집하는 방법
상용구 항목의 내용을 편집하는 것 외에도 항목이 저장된 템플릿, 범주 등 항목의 속성을 변경할 수도 있습니다.
이렇게하려면 새 Word 문서를 만들거나 기존 문서를여십시오. “삽입”탭을 클릭 한 다음 “텍스트”섹션에서 “빠른 부품 탐색”버튼을 클릭하십시오. 드롭 다운 메뉴에서“Building Blocks Organizer”를 선택하십시오.
“빌딩 블록 구성 도우미”대화 상자가 표시됩니다. 모든“빌딩 블록”목록이 표시되며 각각의“이름”과“갤러리”,“범주”및“템플릿”이 표시됩니다.“갤러리”에 따라 알파벳 순서로 나열됩니다. 새로운 “주소”항목은 “자동 텍스트”갤러리에 있으므로 맨 위에 표시됩니다. 항목을 클릭하여 선택하십시오. 항목의 미리보기가 대화 상자의 오른쪽에 표시됩니다.
“주소”항목을 선택한 후 “빌딩 블록”목록 아래의 “속성 편집”을 클릭하십시오.
상용구 항목을 만들 때와 동일한 대화 상자가 표시됩니다. 그러나 이제는 “빌딩 수정 블록”이라고합니다. “Option”을“문단에 내용 삽입”으로 변경하므로 커서가 다른 줄의 끝에 있더라도 주소는 항상 별도의 줄에서 시작하여 삽입됩니다. 변경 한 후 “확인”을 클릭하십시오.
상용구 항목을 수정 된 항목으로 교체 할 것임을 확인하는 확인 대화 상자가 다시 표시됩니다. “예”를 클릭하십시오.
상용구 항목을 삭제하는 방법
더 이상 상용구 항목이 필요하지 않다면 빌딩 블록 모음에서 해당 항목을 삭제할 수 있습니다. 상용구 항목을 삭제하려면 마지막 섹션에서 설명한대로 “빌딩 블록 구성 도우미”대화 상자를 엽니 다. 삭제할 상용구 항목을 선택하고 “빌딩 블록”목록 아래의 “삭제”를 클릭하십시오.
선택한 빌딩 블록 (이 경우 상용구 항목)을 삭제할 것인지 묻는 확인 대화 상자가 표시됩니다. “예”를 클릭하여 항목을 삭제하십시오. “Building Blocks Organizer”대화 상자로 돌아갑니다. “닫기”를 클릭하여 문서를 닫고 문서로 돌아갑니다.
상용구는 사용자 정의 템플릿을 사용할 때 한 가지 단점이있는 것으로 보입니다. 우리는 사용자 지정 템플릿에 상용구 항목을 추가하는 것을 테스트했지만 해당 템플릿을 기반으로 새 문서를 만들 때 상용구 항목을 사용할 수 없었습니다. 그러나 일반 템플릿을 기반으로 새 문서를 만든 다음 해당 문서에 사용자 지정 템플릿을 첨부하면 상용구 항목을 사용할 수있었습니다. 따라서 상용구 항목을 사용자 정의 템플릿에 저장하려면 템플릿을 작성한 후 문서에 첨부해야합니다. 그렇지 않으면 상용구 항목을 사용할 수 없습니다. 다른 것을 발견하면 의견에 알려주십시오.
이전 버전의 Word (2003 이전)에서는 한 서식 파일에서 다른 서식 파일로 상용구 항목을 복사 할 수있었습니다. 그러나 Word 2007부터는 해당 기능이 제거되었습니다.
