Outlook에서 일정을 공유하는 것이 일반적이며 많은 회사에서 기본적으로 모든 Outlook 일정이 전체 사무실에 표시됩니다. 그러나 계정을 위임하여 다른 사람에게 훨씬 높은 수준의 가시성과 제어 기능을 제공하여 회의와 이메일을 작성하고 이에 응답 할 수 있습니다. 작동 방식을 살펴 보겠습니다.
사서함을 다른 사람에게 위임하려면 파일> 계정 설정을 클릭 한 다음“액세스 위임”명령을 클릭하십시오.
델리게이트 창을 열면 처음 열 때 비워집니다. “추가”버튼을 클릭하여 델리게이트를 설정하십시오.
전체 주소 목록 (회사의 모든 사람 목록)이 열리므로 대리인을 선택할 수 있습니다. 전자 메일 도메인 외부의 사람에게는 계정을 위임 할 수 없습니다. 즉, 전자 메일 주소가 jane@mycompany.com 인 경우 전자 메일 주소가 “@ mycompany.com”으로 끝나는 사람에게만 사서함을 위임 할 수 있습니다. ”)
위임 할 사람을 선택한 다음 “확인”을 클릭하여 대리인 권한을 엽니 다.
기본 권한은 대리인에게 일정 및 작업 목록에 대한 권한을 부여하지만받은 편지함, 연락처 또는 메모에 대한 액세스는 허용하지 않습니다. 그러나 이러한 범주에 대한 기본 권한을 변경할 수 있습니다. 옵션은 다음과 같습니다.
- 없음 : 대리인이 액세스 할 수 없습니다.
- 검토 자 : 대리인은 항목을 읽을 수는 있지만 편집 할 수는 없습니다.
- 저자: 대리인은 항목을 읽고 만들고, 자신이 만든 항목 (예 : 모임 요청 또는 작업)을 변경 및 삭제할 수 있습니다.
- 편집자: 대리인은 작성자가 수행 할 수있는 모든 작업을 수행 할 수 있으며 만든 항목을 변경 및 삭제할 수도 있습니다.
대리인이 일정 및 다른 사람에게 할당 할 수있는 작업을 관리하도록하려면 기본 권한이 제대로 작동합니다. “내가 보낸 모임 관련 메시지 사본을 대리인에게 받음”옵션이 켜져 있으므로 대리인이받은 편지함에 액세스 할 필요가 없습니다. 이 기능을 켜면 모임 요청 및 응답이 자동으로 전송됩니다.
대리인은 귀하가 생성하고 비공개로 표시 한 모임이나 약속을 볼 수 없습니다. 개인 약속이 있음을 알 수 있습니다. 개인 약속을보고 편집하려면 “내 개인 항목을 볼 수있는 대리인”옵션을 켭니다.
마지막으로 대리인이 사서함에 액세스 할 수있는 권한이 있음을 알 수 있도록 “이 권한 요약을 위임하기 위해 메시지를 자동으로 보내기”옵션을 설정하는 것이 좋습니다.
확인을 클릭하여 대리인 패널로 돌아갑니다. 대리인을 추가하기 전에 맨 아래에 회색으로 표시된 세 가지 옵션을 사용할 수 있습니다.
기본 옵션 (미팅 요청은 대리인에게 전송되고 참조 용으로 사본이 전송 됨)은 대부분의 사람들에게 적용되지만 원하는 경우 다른 옵션 중 하나로 변경합니다.
“확인”을 클릭하면 대리인이 추가됩니다. 이제 사서함을 Outlook 프로필에 추가하고 액세스 한 모든 항목에 액세스 할 수 있습니다.
