어떤 사람들은 전자 메일을 깔끔하게 분류하고 최소한의 논리적 폴더 구조로 저장하여 Outlook 폴더를 완벽하게 제어하고 싶어합니다. 우리 대부분은 그렇지 않으므로 Microsoft는 도움이되는 도구를 제공했습니다. 이러한 도구 중 하나는 대화에서 중복 이메일을 삭제하거나 이동시키는 알려진 대화 정리 도구입니다. 작동 방식은 다음과 같습니다.
단일 대화, 폴더 또는 폴더와 모든 하위 폴더에 대해 대화 정리 도구를 실행할 수 있습니다. 중복 된 이메일을 찾습니다. 이는 대화의 다른 메시지에 전체가 포함 된 이메일을 의미합니다. 그런 다음 설정 방법에 따라이 이메일을 삭제하거나 (기본적으로) 다른 폴더로 이동합니다. 이렇게하면 사서함에 동일한 메시지의 여러 복사본이 채워지지 않습니다.
먼저 대화 정리 매개 변수를 설정해야합니다. 파일> 옵션> 메일로 이동 한 다음 아래로 스크롤하여“대화 정리”섹션으로 이동하십시오.
기본적으로 대화 정리는 항목을 삭제하지만 대신 중복 항목을 폴더로 이동하려면 “찾아보기”를 클릭하고 이동할 폴더를 선택할 수 있습니다. 이 도구는 실제로 찾은 메시지가 중복되어 있는지 다시 확인하려는 경우에 유용합니다. 대화 정리 도구는 우리의 경험에서 신뢰할 만하지 만 때로는 직접 확인하는 것의 대안이 없습니다.
다른 기본 옵션은 이해하기 쉬우므로 그대로 두어도되지만 상황이나 환경 설정이 다른 경우 계속 진행하면서 매개 변수를 켜거나 끄십시오. 원하는 방식으로 설정을 마치면 “확인”을 클릭하여 Outlook으로 돌아갑니다.
이제 도구를 열어야합니다. “홈”탭에서 “정리”버튼을 클릭하십시오. 드롭 다운 메뉴는 폴더, 전체 폴더 또는 전체 폴더와 모든 하위 폴더에서 현재 선택된 대화를 정리할 수있는 옵션을 제공합니다.
“대화 정리”옵션이 필요하지 않은 경우 폴더> 폴더 정리를 클릭하여이 메뉴에 액세스 할 수도 있습니다.
지금은 “폴더 정리”를 사용하지만 대화, 폴더 또는 폴더 및 해당 하위 폴더를 정리하는 과정은 동일합니다. 한 번 클릭 옵션의 경우 항상 탐색 창에서 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “폴더 정리”를 선택할 수 있습니다.
이 도구를 처음 실행하면 설정을 변경하거나 도구를 실행하거나 작업을 취소 할 수있는 옵션이 경고 메시지가 나타납니다.
이 팝업을 보지 않고 도구를 실행하려면 “이 메시지를 다시 표시하지 않음”옵션을 활성화하십시오.
“폴더 정리”를 클릭하여 도구를 실행하십시오 ( “이 메시지를 다시 표시하지 않음”옵션을 설정 한 경우이 시점부터 도구는 선택하자마자 실행됩니다). 메시지가 많은 폴더에서 도구를 처음 실행하는 경우 시간이 조금 걸릴 수있는 도구가 실행 중일 때 Outlook 아래쪽 표시 줄에 상태 알림이 나타납니다.
이것이 실행되는 동안 Outlook을 계속 사용할 수 있습니다. 상태 알림이 사라지면 도구가 완료된 것입니다. 완료되었다는 메시지는 표시하지 않습니다.이 도구는 백그라운드에서 실행되도록 설계되어 메시지를 폭로하지 않고 정리할 메시지를 찾을 수 없는지 알려줍니다.
그게 전부입니다. 2487 개의 이메일이 포함 된 예제 폴더에서이 도구를 실행했을 때 삭제 될 수있는 502 개의 메일이 발견되었습니다. 폴더에있는 이메일 중 5 분의 1 이상이 중복되었으므로 공간이 부족하거나 대화를 넘어가는 데 사용하면 눈에 띄는 도구이자 유용한 도구입니다.
