Outlook에서는 보내거나받는 전자 메일에 만료 날짜를 추가 할 수 있습니다. 만료 날짜가 지나면 전자 메일이 다른 형식으로 표시되며 Outlook의 기본 제공 도구를 사용하여 만료 된 전자 메일을 자동으로 관리 할 수 있습니다.
만료 날짜는 캘린더 이벤트 나 작업이 아닌 전자 메일에만 적용됩니다. 해당 항목에는 관리에 사용할 수있는 자체 날짜가 있기 때문입니다.
이메일에서 만료 날짜를 설정하는 방법
보내는 이메일에 만료 날짜를 추가하려면 이메일의 속성 창을 열어야합니다. 이메일을 열고 메시지> 태그를 클릭하십시오.
그러면 이메일의 속성 창이 열리 며 옵션> 추가 옵션 또는 파일> 속성을 클릭하여 액세스 할 수도 있습니다. “만료 후”확인란을 켠 다음 날짜와 시간을 선택하십시오.
이메일로 돌아가려면 닫기를 클릭하십시오. 만료 날짜가 추가되었다는 표시가 없으며 정상적으로 이메일을 보낼 수 있습니다.
받은 이메일에 만료 날짜를 추가하려면 이메일을 열고 메시지> 태그 (또는 파일> 속성)를 클릭하십시오.
이메일의 속성 창이 열립니다. 전송중인 메시지에 대한 것만 큼 수신 된 전자 메일에 대한 옵션은 많지 않지만 만료 날짜와 시간을 설정할 수 있습니다.
만료일은 무엇을합니까?
이메일에 만료 날짜를 추가했습니다. 훌륭합니다.하지만 그렇게하면 어떤 이점이 있습니까?
만료 날짜는 Outlook에서 다양한 방식으로 사용되어 중요한 사항에 집중할 수 있습니다. 만료 된 전자 메일은 일반적으로 만료되지 않은 전자 메일만큼 중요하지 않으므로 Outlook은 만료 된 전자 메일의 형식을 자동으로 다르게 지정합니다.
Outlook에서 조건부 서식 설정을 살펴본 경우 “만료 된 항목”형식 규칙이있을 수 있습니다.
이 규칙은 만료일이 지난 이메일을 회색 글꼴로 표시하고 텍스트를 입력했습니다.
이를 통해 이메일이 만료되었다는 것을 알 수 있으므로보다 중요한 이메일에 먼저 집중할 수 있습니다. 만료 날짜가있는 이메일을 보낸 경우이 형식은 수신자의 Outlook뿐만 아니라 Thunderbird와 같은 다른 이메일 클라이언트 또는 Gmail 또는 Yahoo! 메일, 날짜를 무시하고 아무것도하지 않습니다.
전자 메일의 만료 날짜를 표시하는 열을 폴더에 추가 할 수도 있습니다. 열을 추가 할 폴더의 열 헤더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭 한 다음 “필드 선택기”를 클릭하십시오.
드롭 다운에서 “날짜 시간 필드”를 선택한 다음 “만료”옵션을 선택하십시오.
“만료”항목을 폴더로 끌어다 놓아 열에 추가하십시오.
만료 된 전자 메일을 열면 Outlook에서 헤더에 메시지가 표시됩니다.
만료 된 이메일에 계속 회신하거나 전달할 수 있지만 전달하려고하면 Outlook에 먼저 경고가 표시됩니다.
“예”를 클릭하여 이메일을 보내거나 “아니오”를 클릭하여 취소하십시오.
만료 날짜를 사용하여 이메일 관리
일부 Outlook 기본 제공 도구도 만료 날짜를 사용합니다. Outlook에서 자동 보관을 설정 한 경우 “만료 된 항목 삭제 (이메일 폴더 만 해당)”옵션이 표시 될 수 있습니다.
이 기능이 켜져 있으면 자동 보관은 날짜가 지난 모든 이메일을 삭제하거나 다른 설정에 따라 이동합니다. 만료 된 전자 메일을 자동으로 제거하고 편지함의 혼란을 막을 수있는 좋은 방법입니다.
만료 된 전자 메일을 삭제하거나 이동하지 않고 Outlook에서도 보지 않으려면 Exchange 전자 메일 서버에서 전자 메일이 다운로드되지 않도록 Outlook의 동기화 규칙을 설정할 수 있습니다.
동기화 필터를 구축 할 때 “고급”탭을 클릭 한 다음 “필드”버튼을 클릭하십시오.
메뉴에서 날짜 / 시간 필드> 만료를 선택하십시오. 이 필드는 “모든 메일 필드”및 “모든 게시물 필드”옵션에서도 사용할 수 있습니다.
“조건”을 “설정 또는 이전”으로 설정하고 “값”을 “어제”로 설정 한 다음 “목록에 추가”를 클릭하십시오.
이렇게하면 만료 된 모든 작업이 필터링되어 어제 또는 이전에 만료 된 경우 Outlook과 동기화되지 않고 사서함에 표시되지 않습니다. Outlook 웹 앱에서 계속 볼 수 있으면 계속 사용할 수 있습니다.
수신 이메일에 만료 날짜를 자동으로 추가하거나 버튼을 눌러 만료 날짜를 적용하는 빠른 단계를 생성하는 규칙을 설정할 수는 없지만 모든 발신 이메일에 만료 날짜를 자동으로 추가 할 수 있습니다. 파일> 옵션> 메일을 클릭하고 아래로 스크롤하여 메시지 보내기로 이동 한 후“이 이메일은 만료 된 것으로 표시합니다.
메시지가 만료되는 일 수를 입력 한 다음 “확인”을 클릭하십시오. 그러면 보내는 모든 이메일에 만료 날짜가 자동으로 추가됩니다.
만료 날짜는 더 이상 관련이없는 어두운 메시지로 우선 순위와 사서함을 관리하고 더 이상 필요없는 메시지를 삭제하거나 숨길 수있는 Outlook 도구를 사용하는 유용한 방법입니다. 사서함을 제어 할 수 없도록하는 또 하나의 도구이며 매우 유용한 도구입니다.
