Word 문서에는 포함 된 이미지, 글꼴 및 기타 개체가 포함 된 크고 길고 복잡한 문서가 많이 있습니다. 그러나 문서가 아무 이유없이 문서에서 벗어날 수있는 것처럼 보입니다. 거대한 문서를 다루는 경우 파일 크기를 줄이려고 할 수있는 몇 가지 사항이 있습니다.
너무 큰 Word 문서가있는 경우 가장 먼저 시도 할 것은 이미지를 압축하는 것입니다. How-To Geek와 같은 사이트에서이 작업을 수행하는 방법을 설명하는 포괄적 인 기사를 작성했기 때문에 부분적으로 이미지가 항상 이유를 넘어 Word 문서의 크기와 충돌하는 것 같습니다. 이미지를 얻는다면 도움이 될 것이므로이 기사에서 작성한 팁을 계속 따라야합니다.
그러나 이미지를 얻지 못했거나 해당 팁을 따라 파일 크기를 더 줄이려면 더 많은 정보를 얻을 수 있습니다. 공유 할 수있는 많은 팁이 있으므로 Word 문서의 크기를 줄이는 데 도움이되는 것들, 도움이 될만한 것들, 그리고 귀찮게하지 말아야 할 일반적으로 제안되는 몇 가지 팁으로 나누었습니다. .
시작하자.
문서 크기를 확실히 줄이는 데 도움이되는 팁
찾은 모든 팁이 유용한 것은 아닙니다. 때로는 상황에 적용되지 않기 때문에 (이미지가없는 경우 이미지 압축에 대한 팁을 사용하지 않는 경우도 있음) 때로는 팁이 잘못되었습니다. 이 섹션의 모든 팁을 테스트 했으므로 작동하는 것으로 확인되었습니다.
문서를 DOCX 형식으로 변환
Microsoft는 Office 2007에서 DOCX 형식을 출시 했으므로 여전히 .doc 형식을 사용하고 있다면 변환해야합니다. 최신 .docx 파일 형식은 본질적으로 문서의 내용을 압축하여 ZIP 파일의 역할을하므로 .doc 파일을 .docx 형식으로 변환하면 문서가 더 작아집니다. (또한 Excel (.xls ~ .xslx), PowerPoint (.ppt ~ .pptx) 및 Visio (.vsd ~ .vsdx)와 같은 다른 Office 형식에도 적용됩니다.)
.doc 파일을 변환하려면 Word에서 열고 파일> 정보> 변환을 클릭하십시오.
표시되는 프롬프트에서 “확인”을 클릭하고 “저장”버튼을 클릭하면 Word가 문서를 .docx로 변환합니다. Word는 새로운 형식의 문서를 새로운 형식으로 만들어이 변환을 수행하므로 이전 .doc 버전을 계속 사용할 수 있습니다.
6 개의 이미지, 다양한 테이블 및 서식 표시가 포함 된 샘플 20 페이지의 .doc 파일로이를 테스트했습니다. 원본 .doc 파일은 6,001KB이지만 변환 된 .docx 파일의 무게는 721KB입니다. 원래 크기의 12 %입니다. 아래에서 파일 크기를 줄이기 위해 더 많은 작업을 수행하지 않을 것이므로 .doc 파일이 있으면 .docx로 변환 할 수 있으며 작업이 완료 될 수 있습니다.
복사 및 붙여 넣기 대신 사진 삽입
이미지를 문서에 복사하여 붙여 넣을 때 Word에서는 이미지를 처리하는 방법에 대해 특정 가정을합니다. 이러한 가정 중 하나는 붙여 넣은 이미지가 큰 파일 형식 인 BMP 형식이거나 때로는 여전히 큰 PNG 인 경우입니다. 간단한 대안은 이미지를 편집 프로그램에 붙여넣고 JPG와 같은 작은 형식으로 저장 한 다음 삽입> 그림을 사용하여 이미지를 문서에 대신 삽입하는 것입니다.
아래의 작은 스크린 샷을 다른 빈 Word 문서에 직접 붙여 넣으면 해당 문서의 크기가 22KB에서 548KB로 증가했습니다.
해당 스크린 샷을 Paint에 붙여 넣고 JPG로 저장 한 다음 해당 JPG를 빈 문서에 삽입하면 문서가 331KB로만 이동했습니다. 40 % 이상 작습니다. 또한 GIF 형식을 사용하면 60 %가 넘는 문서가 더 작아졌습니다. 확장 된 것은 10MB 문서와 4MB 문서의 차이입니다.
물론 항상이 문제를 해결할 수는 없습니다. 때로는 BMP 및 PNG와 같은 형식이 제공 할 수있는 더 나은 이미지 품질이 필요할 수도 있습니다. 그러나 작은 이미지이거나 초 고화질이 필요하지 않은 경우 더 가벼운 형식을 사용하고 사진을 삽입하면 도움이됩니다.
이미지를 저장하는 동안 편집하기
Word에서 이미지를 편집하면 모든 이미지 편집 내용이 문서의 일부로 저장됩니다. 즉, 문서에서 이미지를 자르더라도 Word는 원본 이미지를 그대로 유지합니다. 이미지를 흑백으로 변경하면 Word는 여전히 원래의 풀 컬러 이미지를 유지합니다.
이렇게하면 문서 크기가 불필요하게 커지므로 이미지를 변경하고 해당 이미지를 되돌릴 필요가없는 경우 Word에서 편집 데이터를 삭제하도록 할 수 있습니다.
그러나 문서에서 불필요한 데이터를 제거하는 것보다 먼저 문서에 불필요한 데이터가없는 것이 좋습니다. 자르기 또는 화살표 추가와 같은 간단한 편집 작업도 이미지를 문서에 삽입하기 전에 이미지 편집기에서 수행하는 것이 가장 좋습니다.
한 번에 모든 이미지 압축
예, 처음에이 기사는 다른 파일 크기를 줄이는 방법을 설명하지만이 주제에 관한 대부분의 기사는 기사를 포함하여 한 번에 하나씩 이미지를 압축하는 방법을 설명하고 How-To Geek에서는 더 나은 방법을 찾는 방법에 대해 설명합니다.
파일> 다른 이름으로 저장> 추가 옵션을 클릭하십시오. (자동 저장이 설정된 상태에서 OneDrive를 사용하는 경우 “다른 이름으로 저장”대신 “사본 저장”이있을 수 있습니다.)
그러면 추가 옵션에 액세스 할 수있는“다른 이름으로 저장”대화 상자가 열립니다. 도구> 그림 압축을 클릭하십시오.
그러면“이미지 압축”패널이 열리고 모든 이미지에 한 번에 적용 할 압축을 결정할 수 있습니다.
“이 그림에만 적용”옵션은 전부 또는 전혀 도구가 아니기 때문에 회색으로 표시됩니다. 문서를 저장할 때 모든 이미지에 이러한 옵션이 적용되거나 전혀 적용되지 않습니다. 따라서 이미지마다 다른 옵션을 선택하려면 효과가 없습니다. 그러나 모든 이미지를 한 번에 압축하려면이 옵션을 사용하십시오.
선택 사항을 선택하고 “확인”을 클릭 한 다음 모든 이미지를 압축하여 새 버전의 문서를 저장하십시오.
문서에 글꼴 포함 중지
멀리 떨어져있는 은하에서 특이한 글꼴을 사용하지 않는 한, 문서를 공유하는 사람은 누구나 자신의 Word (또는 Libre Office와 같은 무료 대안)를 사용하여 읽을 수있을 것입니다. 그렇다면 왜 글꼴을 포함하여 파일의 공간을 낭비하고 싶습니까? 파일> 옵션> 저장으로 이동하여“파일에 포함 된 글꼴”옵션을 해제하여이 문제를 중지하십시오.
큰 차이는 없을 것이라고 생각할 수도 있지만 잘못되었을 것입니다. 글꼴 포함 기능이 켜져 있고 “일반 시스템 글꼴 포함 안 함”옵션이 꺼져있는 경우 파일 크기의 차이는 거의 2MB입니다. Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman 등과 같은 글꼴이 포함되어 있지 않음을 의미하는 “공통 시스템 글꼴 포함 안 함”이 켜져 있어도 파일 크기는 거의 1.3MB 더 큽니다.
따라서 문서에 글꼴 포함을 중지하십시오.
관련 : Word에서 기본 글꼴을 설정하는 방법
가능하면 다른 파일 임베딩 중지
최근에 Excel 스프레드 시트를 Word 문서에 포함하거나 연결하는 방법을 보여주었습니다. PowerPoint 프레젠테이션 또는 Visio 다이어그램과 같은 다른 파일에서도이 작업을 수행 할 수 있습니다. 스프레드 시트를 포함하지 않고 링크 할 수 있으면 대부분의 Excel 파일 크기를 저장하게됩니다. 연결된 스프레드 시트는 여전히 일부 크기를 추가하기 때문에 전체 파일을 저장하지는 않지만 전체 포함보다 링크가 있으면 문서가 훨씬 작아집니다. 물론, 링크뿐만 아니라 이점에도 단점이 있으므로이를 수행하기 전에 해당 기사를 읽고 이해하십시오.
문서의 섬네일 저장 중지
당시에는 Word에서 문서의 축소판 이미지를 저장하여 Windows가 파일 탐색기에서 미리보기를 표시 할 수있었습니다. 요즘 파일 탐색기는이 작업을 자체적으로 수행 할 수 있으며 Word의 도움이 필요하지 않지만 문서에는 옵션이 있습니다. 721KB 테스트 문서에서이 옵션을 설정하면 파일 크기가 3247KB로 증가했습니다. 원본 파일 크기의 4.5 배에 불과합니다. 이 설정은 파일> 정보> 속성> 고급 속성에서 찾을 수 있습니다.
“모든 Word 문서의 축소판 저장”확인란을 끄고 “확인”을 클릭하십시오.
이 옵션을 끄면 “모든 Word 문서”라고되어 있어도 열려있는 문서에만 영향을 미치므로이 옵션의 이름은 약간 오해의 소지가 있습니다. 문서를 만들 때이 옵션이 기본적으로 켜져 있으면 Normal.dotx 템플릿에서 문서를 해제해야하며 Microsoft는 확실하지 않은 경우이를 수행하기위한 훌륭한 지침을 제공했습니다.
“다른 이름으로 저장”대화 상자에서이 설정을 약간 더 정확한 “저장 섬네일”이라고도합니다.
문서에서 개인 정보 및 숨겨진 정보 제거
개인 정보가 문서의 크기에 추가 될뿐만 아니라 독자에게 원하지 않는 정보를 제공 할 수도 있습니다. 숨겨진 형식으로 된 정보도있을 수 있으며 문서에이 숨겨진 텍스트가 필요하지 않은 경우 제거하지 않겠습니까?
파일> 정보> 문제 확인으로 이동 한 다음 “문서 검사”단추를 클릭하여 문서에서이 불필요한 정보를 제거하십시오.
“문서 속성 및 개인 정보”가 켜져 있는지 확인한 다음 “검사”를 클릭하십시오. 인스펙터의 실행이 끝나면“문서 속성 및 개인 정보”섹션에서“모두 제거”를 클릭하십시오.
이 조치는 테스트 파일 크기를 7KB 줄 였으므로 막대한 양은 아닙니다. 그러나 파일에서 개인 정보를 제거하는 것이 좋습니다. 어쨌든이 작업을 수행해야합니다. 이 데이터를 제거한 후에는 복구 할 수 없으므로주의하여 제거하십시오. “보이지 않는 컨텐츠”및 “숨겨진 텍스트”옵션에 대해 동일한 작업을 수행 할 수 있지만 숨겨진 컨텐츠가있는 경우 파일 크기가 작아집니다.
자동 복구 해제 (감히하는 경우)
Word의 뛰어난 기능 중 하나 (실제로 모든 Office 앱의 뛰어난 기능 중 하나)는 자동 복구입니다. 이 기능은 작업 할 때 파일을 정기적으로 백업하므로 Word가 충돌하거나 컴퓨터가 예기치 않게 다시 시작되는 경우 (예 : Windows가 시스템을 밤새 업데이트하는 경우) 다음에 시작할 때 자동으로 복구 된 버전의 열린 문서가 표시됩니다 워드. 물론 이러한 모든 버전은 파일 크기에 추가되므로 자동 복구를 끄면 파일 크기가 작아집니다.
파일> 옵션> 저장으로 이동하여“(x 분)마다 자동 복구 정보 저장”옵션을 끄십시오.
이렇게해도 즉각적인 차이는 없지만 작업 할 때 새로운 자동 복구 버전이 파일에 추가되지 않습니다.
더 이상 자동 복구 버전이 제공되지 않으므로 Word가 예기치 않게 종료되거나 닫히면 마지막으로 저장 한 이후로 모든 작업 내용이 손실됩니다.
아주 새로운 문서로 모든 것을 복사
문서 작업을 수행 할 때 Word는 백그라운드에서 다양한 것을 저장하여 도움을줍니다. 가능한 경우 이러한 기능을 끄는 방법과 Word에서 수집 한 데이터를 삭제하는 방법을 보여 주었지만 문서에 필요하지 않은 내용이있을 수 있습니다. 이런 종류의 문서 크기에 영향을받는다면 새 문서를 만든 다음 모든 문서를 복사 할 수 있습니다.
빈 문서를 새로 만들어 시작하십시오. Ctrl + A를 눌러 현재 문서의 모든 내용을 선택하십시오. 새 문서에서 Ctrl + V를 눌러 모든 내용을 붙여 넣습니다. 이렇게하면 필요한 모든 텍스트, 섹션, 서식, 페이지 레이아웃 옵션, 페이지 번호 매기기가 복사됩니다.
새 문서에는 이전 백그라운드 저장, 자동 복구 정보 또는 이전 버전이 없으므로 파일 크기가 줄어 듭니다.
이 작업을 수행하면 이미지의 편집 데이터가 복사되므로 새 문서로 모든 것을 복사하기 전에 원본 문서에서 먼저 데이터를 제거해야 할 수 있습니다. 그렇지 않으면 별 문제가되지 않습니다. 새 문서에서 여전히 제거 할 수 있습니다.
몇 킬로바이트에서 수 메가 바이트에 이르는 것이기 때문에 얼마나 절약 할 수 있는지는 알 수 없지만 문서에서 가능한 한 많은 지방을 제거하려면 항상 가치가 있습니다.
또한 새로운 문서 트릭으로 복사 / 붙여 넣기를 수행하면 달리 추적하기 어려운 Word 문서의 이상한 오류를 해결할 수 있습니다.
그 팁 힘 문서 크기 줄이기
도움이 될만한 팁이 있지만 긍정적 인 결과를 얻을 수 없었습니다. 파일 크기를 줄이는 데 도움이되지는 않지만 이점을 얻으려면 특정 상황이 필요한 것 같습니다. 이전 섹션의 팁을 먼저 시도한 다음 필요한 경우 유용한 정보를 제공하는 것이 좋습니다.
백그라운드 저장 해제
문서가 복잡할수록 저장 한 후 시간이 오래 걸리면 “저장”버튼을 클릭하면 저장하는 데 시간이 더 오래 걸립니다. 이 문제를 해결하기 위해 Word에는 파일> 옵션> 고급에서 “배경 저장 허용”이라는 설정이 있습니다.
이 설정은 기본적으로 활성화되어 있으며 작업중인 문서를 백그라운드에 저장합니다. 아이디어는 “저장”을 클릭하면 저장할 변경 사항이 적어 지므로 훨씬 빨리 저장된다는 것입니다. Word가 비례하여 더 많은 양의 시스템 리소스를 사용하던 시절과는 달리 현대 시스템에서는 특히 길거나 복잡한 문서를 편집하지 않는 경우에는 필요하지 않을 수 있습니다.
배심원은 이것이 파일 크기에 차이가 있는지 여부에 대해 판단합니다. 이 설정을 켠 상태로 문서를 열어 두더라도 테스트 문서의 크기에는 아무런 차이가 없었습니다 (자동 복구를 켠 상태). 했어 파일 크기를 늘립니다). 약 30 분 동안 수정해도 “백그라운드 저장 허용”이 설정되어 있는지에 관계없이 문서 크기가 눈에 띄게 변경되지 않았습니다. 이 기능을 끄지 않아도 문서 저장 속도가 변경되지 않았습니다.
한마디로 : 이것은 당신에게 달려 있습니다. 파일을 끄더라도 파일 크기가 줄어들지 않고 그대로 두십시오. Word에서 문서를 자동으로 저장하기 위해 수행하는 모든 작업이 좋습니다.
RTF로 변환 한 다음 DOCX로 다시 변환
RTF는 서식있는 텍스트 형식을 나타내며 일반 텍스트보다 약간 더 많은 형식을 제공하지만 DOCX의 모든 종과 휘파람을 제공하지 않는 문서에 대한 공개 표준입니다. DOCX를 RTF로 변환하는 아이디어는 RTF를 DOCX 파일로 다시 저장할 때 파일 크기가 더 작아 지도록 모든 추가 형식과 숨겨진 데이터를 모두 제거한다는 것입니다.
20 페이지의 721KB 테스트 문서를 RTF로 변환하면 파일 크기가 19.5MB로 바뀌 었습니다 (따라서 작은 파일을 원하면 RTF를 사용하지 마십시오). 다시 DOCX로 변환하면 714KB의 파일이 생성되었습니다. 이는 1 % 미만의 7KB 절약이며 RTF는 우리가 사용한 간단한 테이블 형식 중 일부를 처리 할 수 없었기 때문에 다시 포맷해야했습니다. 크기를 다시 721KB로 설정했습니다.
특히 최신 DOCX에 RTF가 처리 할 수없는 서식 기능이 너무 많은 경우 문서에 많은 이점이있는 것처럼 보이지 않습니다.
HTML로 변환 한 다음 DOCX로 다시 변환
이것은 HTML이 웹 형식이라는 점을 제외하고 RTF로 변환하는 것과 같습니다. 우리의 변환 테스트는 RTF를 사용하는 것과 거의 동일한 결과를 보여주었습니다.
우리는 이것을 721 KB DOCX 파일에서 시도해 383 KB HTML 파일로 변환했습니다. 다시 DOCX로 변환하면 714KB 파일이 생성되었습니다. 그것은 1 % 절약이지만 포맷, 특히 헤더를 어지럽히고 다시 작성해야합니다.
문서 압축을 풀고 압축
DOCX 문서는 7-Xip 또는 WinRar로 만든 아카이브와 같은 압축 파일입니다. 즉, 해당 도구 중 하나를 사용하여 열고 모든 내용을 볼 수 있습니다. 한 가지 팁은 DOCX에서 모든 파일을 추출하여 압축 된 아카이브에 추가 한 다음 해당 아카이브의 이름을 DOCX 파일 확장자로 바꾸는 것입니다. 안녕하세요, 압축 된 Word 문서가 있습니다! 이론적으로 이것은 그럴듯하게 들리지만 7-Zip과 WinRar 및 다양한 아카이브 형식을 모두 사용하여 우리가 만든 .docx 파일을 열려고 할 때마다 Word가 파일이 손상되었다고 말했습니다.
이 아이디어에는 약간의 장점이있을 수 있습니다. 721KB 파일은 72KB로 끝났습니다. 그러나 파일을 가지고 놀아 보려고 노력하지 않으면 권장하지 않습니다. 또한 압축 프로세스로 인해 Word에서 문서를 열지 못하게하는 내용이 제거 / 압축 되었기 때문에 저장했을 수도 있지만 확실하지는 않습니다.
차이가 없을 것 같은 일반적으로 제안되는 팁
인터넷에 떠 다니는 몇 가지 제안이 있습니다. 소리 현명하지만 효과는별로 없습니다. 그렇다고 시도하지 말고 문서 크기에 큰 영향을 미치지 않아야한다는 말은 아닙니다.
문서의 이전 버전 제거
Word는 작업 할 때 이전 버전의 문서를 유지합니다. 이것은 자동 저장 기능이며 일부 사람들은 파일> 정보> 문서 관리로 이동하여 이전 버전을 제거하여 삭제를 제안합니다.
그러나 이전 버전은 Word 문서가 아닌 Windows 파일 시스템에 저장되므로이 작업을 수행 할 필요가 없습니다. 삭제해도 문서가 더 작아지지 않습니다. 문서에서 이전 버전 정보를 제거하려면 이전에 제안한대로 컨텐츠를 최신 문서에 복사하거나 파일> 다른 이름으로 저장을 수행하여 새 문서에 저장하십시오.
서식이 아닌 텍스트 만 붙여 넣기
한 문서에서 현재 문서로 복사하여 붙여 넣으려면 다른 붙여 넣기 옵션을 사용할 수 있습니다.
“붙여 넣기”단추를 클릭하거나 Ctrl + V를 누를 때 사용되는 기본 옵션은 “소스 형식 유지”입니다. 기본 글꼴이 아닌 글꼴과 굵게, 기울임 꼴 등의 서식이 복사됩니다. 그러나“텍스트 만 유지”옵션을 대신 클릭하면 서식이 제거되어 파일 크기가 줄어 듭니다.
모든 페이지의 텍스트에 다양한 형식이 적용된 20 페이지짜리 문서로이 작업을 시도했으며 평균 크기 차이는 페이지 당 2KB 미만이었습니다. 이 힘 250 개 이상의 페이지 문서를 보유하고 있으며 전체 문서 크기가 최대 약 0.5MB이지만 형식이없는 250 페이지짜리 Word 문서가 있습니까? 아마도 읽을 수 없기 때문에 형식을 다시 추가하면 비용을 잃게 될 것입니다.
이 방법의 이점은 위에서 설명한 팁일 것입니다. 전체 문서를 새 문서에 복사하여 붙여 넣어 이전 버전, 이전 편집 변경 사항 등을 제거합니다.
페이지 크기 변경
Word에서는 레이아웃> 크기로 이동하고 기본 “문자”크기에서 변경하여 페이지 크기를 변경하는 옵션을 제공합니다. “A4″와 같이 더 작지만 비슷한 크기를 선택하면 다른 독자들은 눈치 채지 못하고 작은 크기로 절약 할 수 있습니다.
우리는 721KB 인 “Letter”크기를 사용하여 20 페이지짜리 문서로 이것을 시도했습니다. 크기를 “A4”, “A5″( “A4″크기의 절반)로 변경했으며 “B5″와 문서는 매번 721KB를 유지했습니다. 즉, 파일 크기에는 전혀 차이가 없었습니다.
언어 데이터 임베딩 중지
파일> 옵션> 고급에 '내장 언어 데이터'라는 설정이 있으며 여러 위치에서이 기능을 해제하라는 팁이 표시됩니다. 표면적으로 이것은 합리적인 것처럼 들립니다. 언어 데이터가 추가되어 문서 크기가 커지지 않습니까?
요컨대 최신 .docx 파일을 사용하는 경우 대답은 '아니요'입니다. Word는 장면 뒤의 언어 데이터를 처리하며 문서의 공간을 차지하지 않습니다.
이 옵션을 해제하면 이전 .doc 파일과 약간의 차이가 생길 수 있지만 필기 도구를 사용하고 Word에 “필기 인식 수정 정보”가 저장되어있는 경우에만 가능합니다. 그렇지 않으면 아무런 차이가 없습니다.
Google은 Word 파일을 크기에 맞게 줄일 수있는 매우 포괄적 인 방법 목록이지만, 항상 새로운 방법을 시도하거나 손상시킬 수있는 방법을 찾고 있습니다. 우리가 놓친 기술을 알고 있다면 댓글에 답장 해 주시면 확인해 드리겠습니다.
