Outlook에서 검색하는 것은 매우 쉽지만 정기적으로 수행하는 경우 동일한 검색을 반복해서 입력해야하는 이유는 무엇입니까? 사용자 정의 검색 폴더를 사용하면 해당 사용자 정의 검색을 저장하여 한 번의 클릭으로 다시 검색 할 수 있습니다.
맞춤 검색 폴더는 저장된 검색처럼 생각하고 싶지만 실제로는 그보다 더 시원합니다. 자동 업데이트되므로 더 강력한 기능을 제외하고 Gmail의 라벨 기능과 유사한 가상 폴더처럼 작동합니다. 읽지 않은 특정 사람이 보낸 메시지 만 표시하고 하나 이상의 첨부 파일이있는 폴더를 원하십니까? 문제 없어요.
설정 방법을 살펴 보겠습니다.
Outlook에서 미리 정의 된 검색 폴더 만들기
Outlook에는 이미 사용할 수있는 미리 정의 된 여러 검색 폴더가 있습니다. 이 중 더 이상 맞춤 설정할 수는 없지만 고객의 요구를 충족시키기 위해 먼저 살펴볼 가치가 있습니다.
시작하려면 창 왼쪽의 Outlook 데이터 파일에서 폴더 목록 하단에 검색 폴더가 있습니다. 각 데이터 파일에는 자체 검색 폴더가 있으므로 Outlook을 사용하여 둘 이상의 계정을 확인하는 경우 각 폴더마다 다른 검색 폴더를 설정할 수 있습니다.
그러나 첫 번째 검색 폴더를 만들 때까지 해당 “검색 폴더”폴더를 선택할 수도 없습니다. 검색 폴더를 만들려면 리본 메뉴의 “폴더”탭으로 전환 한 다음 “새 검색 폴더”버튼을 클릭하십시오.
새 검색 폴더 창이 열립니다. 메일 읽기, 사람 및 목록의 메일 및 메일 구성과 같은 카테고리로 구성된 사전 정의 된 검색 폴더가 표시됩니다. 대부분의 폴더는 설명이 필요 없으므로 자세히 다루지 않습니다. 폴더를 탐색하면됩니다.
읽지 않은 메일을 표시하는 새 검색 폴더를 만들고 있습니다. 저장되어있는 폴더에 상관없이 읽지 않은 메일이 모두 표시되므로 매우 편리한 검색 폴더입니다. 만들려는 검색 폴더를 클릭 한 다음 “확인”버튼을 누르십시오.
아주 간단 하죠? 이제 더 강력한 맞춤 검색 폴더를 만들어 보겠습니다.
Outlook에서 사용자 정의 검색 폴더 만들기
사용자 지정 검색 폴더를 사용하면 미리 정의 된 검색 폴더에 포함되지 않은 추가 기준을 사용할 수 있습니다. Outlook 메시지에 포함 된 모든 필드로 검색 할 수 있습니다. 더 중요한 것은 여러 기준을 사용하여 메시지를 선택하는 사용자 정의 검색 폴더를 작성할 수 있습니다. 예를 들어 특정 사람들의 메시지 만 표시하고 제목 줄에 특정 단어가있는 메시지 만 표시 할 수 있습니다.
검색 폴더를 만들려면 리본 메뉴의 “폴더”탭으로 전환 한 다음 “새 검색 폴더”버튼을 클릭하십시오.
새 검색 폴더 창에서 목록 맨 아래로 스크롤하여 “사용자 정의 검색 폴더 만들기”옵션을 선택한 다음 나타나는 “선택”버튼을 클릭하십시오.
사용자 정의 검색 폴더 창에서 폴더 이름을 입력하십시오.
다음으로 검색 기준을 설정하고 “기준”버튼을 누르십시오.
검색 폴더 기준 창에서 검색을 실제로 사용자 정의 할 수 있으며 사용 가능한 기준을 원하는만큼 선택할 수 있습니다.
“메시지”탭에는 제목 또는 메시지 본문, 발신자 및 수신자에서 특정 단어를 검색 할 수있는 기본 기준이 포함되어 있습니다. 또한 다른 사람과의 “To”줄 또는 “To”또는 “Cc”줄의 유일한 사람인 메시지로 검색을 제한 할 수도 있습니다.
메시지 수신, 전송, 수정 등을 기준으로 메시지의 시간 범위를 지정할 수도 있습니다. 예를 들어 지난 7 일 동안받은 메시지 만 표시 할 수 있습니다.
'추가 선택 사항'탭은 검색 범위를 좁히기위한 더 많은 기준을 제공합니다. 특정 범주의 메시지, 읽지 않았거나 첨부 파일이있는 메시지, 메시지의 중요도, 플래그가 있거나없는 메시지 및 실제 메시지 크기로 메시지를 검색 할 수 있습니다. 마지막으로 큰 첨부 파일을 찾아 삭제하는 데 도움이 될 수 있습니다.
“고급”탭에서는 Outlook 개체가 저장할 수있는 모든 필드를 기준으로 기준을 추가 할 수 있습니다. 많은 것들이 있으므로 여기서 다루지 않습니다. 그러나 다른 탭에서 찾을 수없는 것으로 검색해야하는 경우 해당 '필드'버튼을 클릭하고 메뉴를 탐색하여 찾을 수 있습니다.
이 세 개의 탭에서 원하는 모든 기준을 설정했으면 “확인”버튼을 클릭하여 사용자 정의 검색 폴더 창으로 돌아갑니다. 완료하기 전에 여기에서 구성해야 할 것이 하나 더 있습니다.
기본적으로 사용자 정의 검색은 Outlook 데이터 파일의 모든 폴더에서 가져옵니다. 특정 폴더로만 제한하려면 “찾아보기”버튼을 클릭하십시오.
폴더 선택 창에서 검색에 포함 할 폴더를 선택한 다음 “확인”버튼을 클릭하십시오.
그런 다음 기본 사용자 정의 창으로 돌아가서 “확인”을 다시 클릭하십시오.
Outlook은 사용자 지정 검색 폴더를 만들어 폴더보기에 추가합니다.
일단 사용하면 사용자 정의 검색 폴더 기능이 매우 강력합니다. 검색 폴더를 사용할 수있는 몇 가지 예는 다음과 같습니다.
- 상사와의 메시지
- 카테고리별로 해결되지 않은 후속 플래그가있는 메시지 (예 : 개인 카테고리에서 해결되지 않은 항목 만 검색 할 수 있음)
- 중요도가 높은 메시지
- 클라이언트와주고받는 메시지 (검색 창에서 전체 도메인을 사용하고 모든 필드를 검색하도록 선택할 수도 있음)
- 첨부 파일이 있고 특정 크기를 초과하는 메시지 (큰 첨부 파일을 제거하고 데이터 파일의 크기를 줄이는 데 적합)
그리고 그것은 단지 표면을 긁습니다. 어떤 종류의 검색 폴더를 만드십니까? 의견에 알려주십시오!
