Microsoft Office를 사용하면 Office 문서와 PDF 파일을 암호화하여 암호가 없으면 아무도 파일을 볼 수 없습니다. 최신 버전의 Office는 신뢰할 수있는 보안 암호화를 사용하므로 강력한 암호를 설정했다고 가정합니다.
아래 지침은 Microsoft Word, PowerPoint, Excel 및 Access® 2016에 적용되지만 다른 최신 버전의 Office에서도 프로세스가 비슷해야합니다.
Microsoft Office의 암호 보호는 얼마나 안전합니까?
과거에는 Microsoft Office의 암호 보호 기능이 좋지 않았습니다. Office 95에서 Office 2003까지는 암호화 체계가 매우 약했습니다. Office 2003 또는 이전 버전으로 암호로 보호 된 문서가있는 경우 널리 사용 가능한 암호 해독 소프트웨어를 사용하여 암호를 쉽고 빠르게 우회 할 수 있습니다.
Office 2007을 통해 Microsoft는 보안에 대해 더욱 심각해졌습니다. Office 2007은 128 비트 키를 사용하여 AES (Advanced Encryption Standard)로 전환했습니다. 이것은 널리 안전한 것으로 간주되며 Office는 이제 암호를 설정할 때 문서를 보호하기 위해 실제 강력한 암호화를 사용합니다. PDF 암호화 기능을 테스트 한 결과 Office 2016에서도 128 비트 AES 암호화를 사용하는 것으로 나타났습니다.
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주의해야 할 두 가지 큰 사항이 있습니다. 먼저, 문서를 완전히 암호화하는 비밀번호 만 안전합니다. 또한 Office에서는 암호를 파일의“편집 제한”으로 설정하여 사람들이 파일을 볼 수는 있지만 암호 없이는 편집 할 수는 없습니다. 이 유형의 암호는 쉽게 해독하고 제거 할 수있어 사람들이 파일을 편집 할 수 있습니다.
또한 Office의 암호화는 .docx와 같은 최신 문서 형식으로 저장하는 경우에만 효과적입니다. Office 2003 및 이전 버전과 호환되는 .doc와 같은 이전 문서 형식으로 저장하면 Office는 안전하지 않은 이전 버전의 암호화를 사용합니다.
그러나 파일을 최신 Office 형식으로 저장하고 “편집 제한”옵션 대신 “암호로 암호화”옵션을 사용하는 한 문서는 안전해야합니다.
Office 문서를 암호로 보호하는 방법
Office 문서를 암호로 보호하려면 먼저 Word, Excel, PowerPoint 또는 Access에서 문서를여십시오. 화면 왼쪽 상단의 “파일”메뉴를 클릭하십시오. 정보 패널에서 “문서 보호”버튼을 클릭하고 “암호로 암호화”를 선택하십시오.
버튼은 Microsoft Word에서 “문서 보호”로만 명명되지만 다른 앱에서도 비슷한 이름으로 표시됩니다. Microsoft Excel에서 “워크 북 보호”및 Microsoft PowerPoint에서 “보호 프리젠 테이션”을 찾으십시오. Microsoft Access에서는 정보 탭에“암호로 암호화”버튼이 표시됩니다. 그렇지 않으면 단계가 동일하게 작동합니다.
참고 : 문서 편집 만 제한하려는 경우 여기에서 “편집 제한”을 선택할 수 있지만 앞에서 설명한 것처럼 보안이 떨어지고 쉽게 우회 할 수 있습니다. 가능하면 전체 문서를 암호화하는 것이 좋습니다.
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문서를 암호화하려는 비밀번호를 입력하십시오. 여기에서 좋은 비밀번호를 선택하고 싶을 것입니다. 누군가가 문서에 액세스 할 경우 소프트웨어를 크래킹하면 약한 암호를 쉽게 추측 할 수 있습니다.
경고: 비밀번호를 잊어 버린 경우 문서에 액세스 할 수 없으므로 안전하게 보관하십시오. 문서 이름과 암호를 적어 안전한 곳에 보관하십시오.
문서가 암호화되면 정보 화면에 “이 문서를 열려면 암호가 필요합니다”라는 메시지가 표시됩니다.
다음에 문서를 열면“파일을 열 때 암호를 입력하십시오”상자가 나타납니다. 올바른 비밀번호를 입력하지 않으면 문서를 전혀 볼 수 없습니다.
문서에서 비밀번호 보호를 제거하려면 “문서 보호”버튼을 클릭하고 “암호로 암호화”를 다시 선택하십시오. 빈 암호를 입력하고 “확인”을 클릭하십시오. Office가 문서에서 암호를 제거합니다.
Password 암호로 보호 된 PDF 파일을 만드는 방법
Office 문서를 PDF 파일로 내보내고 해당 PDF 파일을 암호로 보호 할 수도 있습니다. 제공 한 비밀번호로 PDF 문서가 암호화됩니다. 이것은 Microsoft Word, Excel 및 PowerPoint에서 작동합니다.
이렇게하려면 문서를 열고 “파일”메뉴 버튼을 클릭 한 다음 “내보내기”를 선택하십시오. “PDF / XPS 생성”버튼을 클릭하여 문서를 PDF 파일로 내 보냅니다.
나타나는 저장 대화창의 하단에있는“옵션”버튼을 클릭하십시오. 옵션 창의 맨 아래에서 “암호로 문서 암호화”옵션을 활성화하고 “확인”을 클릭하십시오.
PDF 파일을 암호화 할 비밀번호를 입력 한 다음 “확인”을 클릭하십시오.
완료되면 PDF 파일의 이름을 입력하고 “게시”버튼을 클릭하십시오. Office가 문서를 암호로 보호 된 PDF 파일로 내 보냅니다.
경고: 비밀번호를 잊어 버린 경우 PDF 파일을 볼 수 없습니다. 이를 추적해야 PDF 파일에 액세스 할 수 없게됩니다.
PDF 파일을 열 때 비밀번호를 입력해야합니다. 예를 들어, Microsoft Edge (Windows 10의 기본 PDF 뷰어)에서 PDF 파일을 열면 암호를 입력하라는 메시지가 표시됩니다. 이것은 다른 PDF 리더에서도 작동합니다.
이 기능은 특히 민감한 문서를 USB 드라이브 나 Microsoft OneDrive와 같은 온라인 스토리지 서비스에 저장할 때 특히 중요합니다.
Windows PC의 Device Encryption 및 BitLocker 또는 Mac의 FileVault와 같은 전체 디스크 암호화는 특히 컴퓨터를 도난당한 경우 컴퓨터의 모든 문서를 보호하는 데 더 안전하고 고통이 없습니다.
