Excel 스프레드 시트를 PDF로 저장하면 혼동 될 수 있으며 완성 된 파일은 종종 원하는 방식과 다르게 보입니다. 시트를 읽을 수있는 깨끗한 PDF 파일로 저장하는 방법은 다음과 같습니다.
PDF 파일로 엑셀 파일
Excel 문서를 스프레드 시트 대신 PDF 파일로 저장하려는 경우가 많습니다. 예를 들어 더 큰 시트의 특정 부분 만 보내거나 편집 할 수 없도록하려면 그러나 Excel 파일을 PDF로 변환하는 것은 약간 까다로울 수 있습니다.
우리는 종종 Excel 스프레드 시트를 테두리, 페이지 및 여백이있는 문서로 생각하지 않습니다. 그러나 이러한 파일을 읽거나 인쇄하거나 다른 사람에게 배포 할 수있는 PDF 문서로 변환 할 때 고려해야 할 사항입니다. 읽을 수없는 너무 작은 다른 페이지 나 셀 크기의 임의의 열이 없어도 파일을 읽고 이해할 수 있어야합니다.
스프레드 시트를 표시 가능하고 인쇄 가능한 PDF 문서로 바꾸는 방법은 다음과 같습니다.
페이지 설정
Office 2008 이상을 사용하는 경우 페이지 레이아웃 탭으로 이동하십시오. 여기에서는 페이지 설정 섹션 아래에 여러 옵션이 그룹화되어 있습니다. 처음 세 가지는 다음과 같습니다.
- 여백 : 문서 가장자리와 첫 번째 셀 사이에 공백이 얼마나 큰가
- 정위: 완성 된 파일을 가로 또는 세로로 하려는지 여부
- 크기: 완성 된 문서의 페이지 크기
이들은 주로 Word 문서에서와 동일하게 작동하므로 완성 된 PDF의 모양에 따라 설정하십시오. 열이 거의없는 경우가 아니라면 대부분의 Excel 스프레드 시트는 세로보다 가로 방향으로 더 읽기 쉽습니다. 세로로 저장된 시트는 열이 최종 인쇄 영역을 벗어나는 경향이 있으므로 문서를 탐색하고 읽기가 매우 어려울 수 있습니다.
또한 최종 레이아웃에 머리글과 바닥 글을 추가 할 수 있습니다. 페이지 설정 섹션의 오른쪽 하단에있는 화살표를 클릭 한 다음 머리글 / 바닥 글 탭을 클릭하십시오. “사용자 지정”기능을 사용하여 Office에서 생성 된 옵션 중 하나를 선택하거나 원하는 옵션을 만들 수 있습니다.
출력물의 배경을 변경하는 옵션도 있습니다. 이렇게하려면 페이지 설정에서 배경 단추를 클릭하십시오. 랩톱 또는 클라우드에서 이미지를 선택할 수 있으며이 이미지는 전체 시트에 타일로 표시됩니다.
인쇄 영역 및 피팅 정의
다음으로, PDF로 변환 할 영역과 각 페이지에 몇 개의 행과 열이 있을지 결정해야합니다.
영역을 정의하는 첫 번째 방법은 클릭하고 드래그하여 문서에서 원하는 모든 셀을 선택하는 것입니다. 그런 다음 페이지 설정> 인쇄 영역> 인쇄 영역 설정으로 이동하십시오. 인쇄 될 전체 영역 주위에가는 회색 선이 만들어집니다. PDF를 만들면이 영역 외부의 모든 내용이 포함되지 않습니다. 왼쪽 아래 모서리에있는 화살표를 클릭하고 시트> 인쇄 영역으로 이동하여 셀을 수동으로 입력 할 수도 있습니다.
Microsoft Word와 유사하게 페이지 나누기를 만들어 다른 테이블을 세그먼트화할 수도 있습니다. 이 페이지 나누기는 가로 및 세로가 될 수 있습니다. 페이지 나누기를 배치 할 셀로 이동하고 리본에서 “페이지 레이아웃”탭을 클릭 한 다음 페이지 설정> 페이지 나누기> 페이지 나누기 삽입을 선택하십시오. 현재 셀의 오른쪽 위와 왼쪽에 구분선이 생깁니다.
또 다른 중요한 작업은 Scale to Fit 옵션을 정의하는 것입니다. 페이지 설정 오른쪽에 너비, 높이 및 배율의 세 가지 옵션이 있습니다. 너비 및 높이 옵션을 사용하면 표의 행 또는 열이 표시되는 페이지 수를 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 행이 많지만 열이 몇 개인 경우 너비를 한 페이지로 설정하는 것이 이상적입니다. 반면에 스케일은 전체 인쇄 영역의 전체 크기를 결정합니다.
시트 옵션
주의해야 할 마지막 메뉴는 시트 옵션입니다. 최종 인쇄 용지의 모양에 영향을주는 설정입니다. 전체 시트 옵션에 액세스하려면 시트 옵션 섹션의 왼쪽 아래 모서리에있는 화살표를 클릭하십시오.
이 메뉴에서 수행 할 수있는 다양한 사용자 정의에 대한 개요는 다음과 같습니다.
- 인쇄 제목 : 머리글 및 레이블과 같은 모든 페이지에 표시되도록 시트의 특정 행과 열을 제자리에 고정 할 수 있습니다.
- 눈금 선 : 경계선을 그릴 때 표시되는 셀 사이의 선인 눈금 선 표시 여부를 설정할 수 있습니다.
- 제목 : 이를 통해 Excel 스프레드 시트의 x 축 및 y 축에 고정 알파벳 (A, B, C) 및 숫자 (1, 2, 3) 레이블 인 제목을 표시 할 수 있습니다.
- 주석, 메모 및 오류 : 최종 문서에 포함 된 주석, 메모 및 오류 경고가 표시됩니다.
- 주문 인쇄 : 이를 통해 먼저 문서를 작성할지 먼저 내려갈지를 설정할 수 있습니다.
이 메뉴에서 인쇄 미리보기 화면으로 이동하여 최종 문서를 엿볼 수 있습니다. 바로 가기 Ctrl + P를 사용하여 화면으로 이동할 수도 있습니다.
관련 : Excel에서 주석이 포함 된 워크 시트를 인쇄하는 방법
PDF로 저장 또는 인쇄
문서의 형식이 올 바르고 모두 설정되어 있으면 PDF를 만들 수있는 두 가지 방법이 있습니다.
Excel에서 파일을 PDF로 저장하려면 다른 이름으로 저장 대화 상자를 열고 “파일 형식”드롭 다운 메뉴에서 PDF를 선택하십시오. 또는 내보내기> XPS / PDF로 내보내기로 이동할 수 있습니다. 여기에는 몇 가지 옵션이 있습니다. 파일을 표준 또는 최소로 최적화할지 여부를 결정할 수 있습니다. 그러면 문서의 최종 품질과 파일 크기가 결정됩니다. 그런 다음“옵션”을 클릭하여 게시 할 영역을 선택할 수 있습니다.
- 선택: 선택한 현재 셀
- 활성 시트 : 현재 시트
- 전체 통합 문서 : 작업중인 현재 파일의 모든 통합 문서
- 표: Microsoft Excel을 통해 생성 한 정의 된 테이블
설정 한 인쇄 영역을 완전히 무시하도록 선택할 수도 있습니다.
파일을 PDF로 인쇄 할 수도 있습니다. Microsoft에는 프린터 드롭 다운 메뉴에서 선택할 수있는 Microsoft Print to PDF라는 내장 PDF 프린터가 있습니다. Adobe PDF, Foxit 또는 PDF Xchange와 같은 다른 PDF 드라이브가있는 경우 그 중 하나를 사용할 수도 있습니다. “인쇄”를 클릭하기 전에 인쇄 미리보기를 통해 모든 것이 올바르게 보이는지 확인하십시오.
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