편지함 정리 도구를 사용한 경우 자동 보관 버튼이 표시되지만 작동 방식과 기능에주의를 기울일 수 있습니다. 그 기능과 사용 방법은 다음과 같습니다.
자동 보관 단추를 클릭하면 프로세스가 Outlook의 모든 폴더를 통해 이동하고 설정 한 자동 보관 규칙을 적용합니다 (기본 자동 보관 규칙은 아무 것도하지 않으므로 걱정할 필요가 없습니다). 버튼을 클릭). 그러나 오래된 항목을 방해가되지 않는 보관소로 옮기려면 자동 보관이 프로세스를 자동화하는 방법입니다. 설정하고 실행 해 봅시다.
자동 보관 기능을 설정하는 방법
먼저, 자동 보관 기능을 켜고 설정을 선택해야합니다. 파일> 옵션> 고급으로 이동 한 다음“자동 아카이브 설정”버튼을 클릭하십시오.
“모두 자동 보관 실행”옵션이 해제되어있는 한 (기본값) 자동 보관은 실행되지 않습니다.
“모두 자동 보관 실행”옵션을 설정하면 모든 옵션을 사용할 수 있습니다.
파일 옵션에 하나의 설정 창이있는 폴더 정리와 달리 수동 작업으로 원하는 폴더에 대해 해당 설정을 실행할 수 있도록 여기에 표시된 자동 보관 설정이 기본 설정입니다. 자동 보관 기능이 설정된 각 폴더는 이러한 기본 설정을 사용하거나 원하는 경우 다른 폴더에 다른 설정을 사용할 수 있습니다. 나중에이 작업을 수행하는 방법을 살펴 보 겠지만 지금은 기본 설정을 살펴 보겠습니다.
자동 보관을 설정하는 방법
가장 먼저 알아 두어야 할 것은 자동 보관 기능이 켜지면 14 일마다 실행됩니다. 위쪽 및 아래쪽 화살표를 사용하거나 숫자를 입력하여이를 변경할 수 있으며 1 일에서 60 일 사이의 값을 선택할 수 있습니다. 두 자리 숫자를 입력 할 수 있지만 60보다 큰 경우 “확인”을 클릭하면 Outlook에 오류 메시지가 표시되며 저장하기 전에 값을 변경해야합니다.
다음 옵션 인“자동 보관 실행 전 프롬프트”는 자동 보관이 수행되기 전에 Outlook에 메시지를 표시하도록 선택할 수 있습니다. 이 프롬프트를 통해 설정을 검토하거나 원하는 경우 자동 보관 실행을 취소 할 수 있습니다.
나머지 설정은 보관할 항목과 보관 프로세스 중에 수행되는 작업과 관련이 있습니다. “만료 된 항목 삭제 (이메일 폴더 만)”의 첫 번째 옵션은 만료 날짜가 추가 된 이메일과 관련이 있습니다. 해당 폴더에 대해 자동 보관을 설정하더라도 작업이나 이벤트에는 영향을 미치지 않습니다.
나머지 설정은 이메일뿐만 아니라 모든 항목에 적용됩니다. 캘린더 일정, 작업, 메모 및 업무 일지 항목을 의미합니다.
“오래된 항목 보관 또는 삭제”를 켜 둔 상태에서 기본 설정은 Outlook에서 6 개월 이상 지난 항목을 Archive라는 새 별도의 .pst 파일 (기본적으로)로 이동하고이 파일을 탐색 창에서 볼 수 있도록 설정하는 것입니다. Outlook을 사용하면 언제든지 보관 된 항목에 액세스 할 수 있습니다. “이전 항목 삭제”값을 1 일에서 60 개월 사이의 값으로 변경하거나 다른 .pst 파일을 선택하여 항목을 보관하거나 “오래된 항목을 영구적으로 삭제”를 선택할 수 있습니다.
이 삭제는 지운 편지함 폴더를 무시하고 항목은 Outlook에서 완전히 삭제됩니다. 설정에 따라 메일 서버에서 여전히 액세스 할 수 있지만이 설정에 의존해서는 안됩니다. 항목을 영구적으로 삭제하려는 경우에만이 옵션을 선택하십시오.
“확인”을 클릭하면 자동 보관이 켜집니다. 오늘부터 선택한 “매일마다 자동 보관 실행”값 (기본적으로 14 일마다)에 따라 실행됩니다. 따라서 전원을 켜면 매우 빠르게 실행될 것으로 예상됩니다. 테스트에서 스위치를 켜고 AutoArchive가 실행될 것이라는 메시지를받는 데 10 분이 채 걸리지 않았습니다. 자동 보관은 기본적으로 몇 개의 폴더에서만 실행되므로 특정 폴더에서 실행하거나 다른 폴더에서 실행되는 방법을 사용자 정의하려는 경우 계속 읽습니다.
다른 폴더에 대해 자동 보관 기능을 설정하고 사용자 지정하는 방법
자동 보관 기능을 켜면 기본적으로 다음 폴더에 대해서만 실행됩니다.
- 보낸 편지함
- 삭제 된 아이템
- 캘린더
- 작업
다른 폴더에서 실행하려면 각 폴더에 대해 설정해야합니다 (또는 실행하지 않으려는 4 개의 폴더 중 하나에서 설정 해제). 탐색 창에서 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “속성”을 클릭하면됩니다.
리본에서 폴더> 폴더 속성을 선택하여 폴더 속성에 액세스 할 수도 있습니다. 탐색 창에 표시되지 않는 일정 및 작업과 같은 폴더의 경우 폴더 속성에 액세스 할 수있는 유일한 방법입니다. 자동 보관 설정으로 바로 이동하는 옵션도 있습니다. 폴더 속성 안에 다시.
폴더 속성 창에서 자동 보관 탭을 클릭하여 해당 폴더의 설정에 액세스하십시오.
대부분의 폴더에서 “이 폴더에 항목을 보관하지 마십시오”설정은 기본적으로 설정되어 있습니다. 이는 자동 보관 프로세스가 실행될 때 폴더가 무시되고 폴더에 항목이 보관되지 않음을 의미합니다. 폴더를 포함 시키려면“기본 설정을 사용하여이 폴더의 아카이브 항목”옵션을 켜십시오.
또는이 폴더에 대한 자동 보관 설정을 기본값과 다르게하려면 “이 설정을 사용하여이 폴더 보관”을 켜고 원하는대로 설정을 수정하십시오.
기본 설정을 사용하기 위해 모든 폴더를 되돌리려면 파일> 옵션> 고급> 자동 보관 설정으로 돌아가서“이 설정을 모든 폴더에 지금 적용”버튼을 클릭하십시오. “이 설정을 사용하여이 폴더 보관”이 켜져있는 모든 폴더가 대신 “기본 설정을 사용하여이 폴더에 보관 항목”이 켜져 있도록 변경됩니다.
자동 보관 기본 설정과 폴더 당 설정을 가져 오면 원하는 방식으로 프로세스를 그대로두고 백그라운드에서 조용히 작업하여 공간을 확보하고 폴더가 너무 부풀어지지 않도록 할 수 있습니다.
