Outlook에서는 열 추가 및 제거, 메시지 그룹화 및 정렬과 같은 여러 가지 방법으로 폴더보기를 만들고 사용자 지정할 수 있습니다. 또한 발신자, 제목 줄 또는 타임 스탬프와 같은 속성에 따라 Outlook이 메시지를 다른 방식으로 표시하도록 규칙을 적용 할 수도 있습니다. 이것은 … 불리운다 조건부 서식. 작동 방식을 살펴 보겠습니다.
최신 정보: 독자 중 한 명이 조건부 서식을 Windows 버전의 Outlook에서만 사용할 수 있다는 점에 주목했습니다. 아니 macOS 버전. 고마워, 크리스티!
시작하기
조건부 서식 설정을 시작하려면보기> 설정보기로 이동하십시오.
폴더 헤드를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “보기 설정”명령을 선택하여 고급보기 설정에 액세스 할 수도 있습니다.
고급보기 설정 창에서 폴더보기를 사용자 정의 할 수 있습니다. “조건부 서식”버튼을 클릭하십시오.
그러면 메시지 형식에 대한 다양한 규칙을 설정하는 데 사용할 조건부 서식 창이 나타납니다.
“이보기의 규칙”목록에 표시되는 항목은 사용자 정의되지 않은 폴더보기와 함께 제공되는 기본 규칙입니다. 예를 들어, “읽지 않은 메시지”가 11 포인트 크기의 굵은 파란색 Segoe UI 글꼴로 표시되는 것을 볼 수 있습니다.
규칙의 작동 방식
“규칙”은 Outlook에서 서식을 적용하기 위해 메시지를 충족해야하는 조건입니다. 예를 들어, 기본 규칙에서 “읽지 않은 메시지”규칙은 메시지가 읽지 않은 것으로 표시 될 때 활성화됩니다. 해당 규칙이 활성화되면 Outlook은 굵은 파란색 11 포인트 Segoe UI 글꼴을 사용하여 표시합니다.
Outlook은 목록 맨 위에서 순서대로 규칙을 적용합니다. 목록에서 높은 규칙은 낮은 규칙보다 우선합니다. 실제로 어떻게 작동합니까? 목록의 맨 위에 글꼴을 녹색으로 변경하는 규칙과 목록의 맨 아래에 글꼴을 빨간색으로 변경하는 규칙이 두 개 있다고 가정하겠습니다. 메시지가 두 규칙의 조건을 모두 충족하는 경우 해당 규칙이 목록에서 더 높기 때문에 글꼴이 녹색으로 변경됩니다. 글꼴을 빨간색으로 설정하는 규칙은 무시됩니다.
기본 규칙을 사용하면 글꼴 만 변경할 수 있습니다. 기본 규칙을 삭제하거나 순서를 이동하거나 규칙 조건을 변경할 수 없습니다. “이보기 규칙”목록에서 기본 규칙을 선택 취소하여 기본 규칙을 끌 수 있습니다.
새 규칙을 추가하는 방법
조건부 서식 창에서 “추가”버튼을 클릭하십시오. “제목 없음”이라는 새로운 규칙이 목록에 추가됩니다. 규칙 이름을 지정한 다음 “조건”버튼을 클릭하십시오.
필터 창에서 메일을 형식화하기 위해 충족시켜야 할 조건을 결정할 수 있습니다.
여기서는 간단한 예를 사용하여 “Rob Woodgate”에서 보낸 메시지를 찾아 제목 필드에 “Outlook”이라는 단어를 포함시킵니다.
이렇게하려면 먼저 “보낸 사람”단추를 클릭하여 주소록을 열고 연락처를 선택하십시오.
그런 다음“단어 검색”필드에“Outlook”을 추가하고“In”드롭 다운 목록에서“Subject Field Only”옵션이 선택되어 있는지 확인하십시오. 완료되면 “확인”을 클릭하십시오.
조건부 서식으로 돌아가서“글꼴”버튼을 클릭하십시오.
설정 한 필터와 일치하는 메시지가 자주색과 굵게 표시됩니다. 원하는대로 설정하고 “확인”버튼을 클릭 한 다음 “확인”을 다시 클릭하여 조건부 서식 창을 닫은 다음 한 번 더 고급보기 설정 창을 닫으십시오.
규칙이 즉시 적용됩니다. 아래 조건을 충족하는 메시지가 이제 굵고 자주색임을 알 수 있습니다.
이것은 단순한 예일뿐입니다. 많은 조건을 추가 할 수 있으며 매우 복잡한 조건도 추가 할 수 있습니다. 해당 필터 창으로 돌아가서 “추가 선택”탭으로 전환하여 선택할 수있는 추가 조건을 확인할 수 있습니다.
다음 중 하나에 대한 메시지를 일치 시키도록 선택할 수 있습니다.
- 특정 카테고리가 할당되었습니다
- 읽거나 읽지 않았습니다
- 첨부 파일이 있거나 첨부 파일이 없습니다
- 우선 순위가 높음, 보통 또는 낮음으로 표시되어 있습니다.
- 본인, 다른 사람, 아무도 표시하지 않았거나 완료된 것으로 표시되었습니다.
- 검색중인 텍스트가 사례와 일치해야합니다.
- 특정 크기이거나, 특정 크기보다 크거나 작은, 또는 두 크기 사이
“고급”탭으로 전환하면 복잡한 조건을 만들 수 있습니다.
고급 탭을 사용하면 Outlook의 어느 곳에서나 필드를 선택하고 일치시킬 조건을 선택할 수 있습니다. 발신자를 정확한 주소와 일치시키는 것과 같이 매우 간단 할 수 있지만 선택할 수있는 옵션이 많이 있습니다. 수신 한 이메일과 규칙이 일치한다고 가정 해 보겠습니다. “필드”단추를 클릭하고 “날짜 / 시간 필드”를 가리킨 다음 “수신 됨”옵션을 클릭하십시오.
'조건'드롭 다운을 클릭하여 조건을 선택하십시오.
선택은 예상보다 훨씬 큽니다.
- 언제든지
- 어제
- 오늘
- 내일
- 지난 7 일 동안
- 다음 7 일에
- 지난주
- 이번 주
- 다음주
- 지난 달
- 이번 달
- 다음 달
- 의 위에
- 또는 후에
- 또는 전에
- 중에서
- 존재
- 존재하지 않는다
다른 필드를 선택하면 비슷한 양의 옵션을 제공 할 수 있습니다.
조건을 선택하고 값을 추가 한 다음 “목록에 추가”버튼을 클릭하십시오.
원하는만큼 목록에 조건을 추가 할 수 있습니다. 몇 개의 필드가 있는지에 대한 정보를 제공하기 위해 '모든 메일 필드'메뉴 만 살펴 보겠습니다.
'모든 연락처 입력란'메뉴에는 4 개가 넘는 옵션 열이 있으므로 많은 사람들이 합리적인 스크린 샷에 맞지 못했습니다. 따라서 각 필드와 조건을 살펴 보지는 않겠지 만 이제는 위치와 사용법을 알고 있습니다.
규칙에 여러 조건을 설정하여 원하는대로 특정 항목을 얻을 수 있습니다. 지난 7 일 동안 특정 연락처에서 왔거나 제목에 특정 단어가 포함되어있는 경우 Outlook에 빨간색 16pt 글꼴로 메시지를 표시하려고합니다. 과 첨부 파일을 포함 하시겠습니까? 문제가 아니다.
규칙을 삭제하는 방법
규칙을 만들었으나 더 이상 원하지 않는 경우 쉽게 삭제할 수 있습니다. 조건부 서식 창에서 삭제하려는 규칙을 선택하고 “삭제”버튼을 클릭하십시오. Outlook의 기본 제공 기본 규칙이 아니라 자신이 만든 규칙 만 삭제할 수 있습니다.
원하는만큼 조건을 추가하고 원하는만큼 규칙을 지정할 수 있습니다. 앞에서 설명한 것처럼 조건부 서식 규칙을 원하는 방식으로 설정 한 후에는보기를 다른 폴더 나 원하는 경우 모든 폴더에 복사 할 수 있습니다.
