완벽한 커뮤니케이션을 위한 12가지 이메일 에티켓 규칙

이메일을 작성하기 위해 전문 작가가 될 필요는 없습니다. 그러나 특히 비즈니스 커뮤니케이션을 위해 이메일을 작성할 때 고려해야 할 사항이 많이 있습니다. 다음은 전문적인 메시지에 대해 염두에 두어야 할 몇 가지 이메일 에티켓 규칙입니다.

이메일 필드

이메일 필드를 작성하는 것이 간단해 보일 수 있지만 이러한 팁을 사용하면 난처함을 덜 수 있고 동시에 수신자에게 도움이 될 수 있습니다.

수신자의 주소를 다시 확인하십시오

전자 메일 응용 프로그램의 “스마트” 제안에 의존하여 잘못된 사람에게 전자 메일을 보낸 적이 있다면 얼마나 창피한 일인지 아실 것입니다.

받는 사람의 이름과 이메일 주소를 다시 확인하는 데 1분밖에 걸리지 않습니다. 표시 목적으로 이메일 주소를 수신자 이름으로 변환하는 응용 프로그램이 있는 경우 해당 화살표를 클릭하거나 빠른 검토를 위해 이름 위에 커서를 올려 놓으십시오.

간결한 제목 입력

이메일에 포함하는 제목은 간결하고 의미가 있어야 합니다. 이를 통해 수신자는 이메일의 내용을 한 눈에 정확히 볼 수 있습니다. 그들은 제목이 나오는 내용의 중요도에 따라 이메일을 읽을 수도 있습니다.

제목 줄은 짧지만 중요하게 유지하십시오. 메시지에 포함된 내용을 간결하게 요약하십시오.

보증되는 경우 CC 및 BCC 포함

메시지의 모든 수신자가 받는 사람 줄에 속하지 않을 수 있습니다. 참조로 이메일이 필요한 다른 사람을 복사하려면 CC 필드를 사용하고, 이메일 주소는 비공개로 유지하면서 복사하려면 BCC 필드를 사용할 수 있습니다.

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메시지를 보낼 사람과 그들에게 필요한 작업에 대해 받는 사람 필드를 예약하십시오. 이메일 주소를 숨기고 있는지 여부에 관계없이 단순히 메시지를 알아야 하는 다른 사용자의 경우 CC 및 BCC 라인을 대신 사용하십시오.

메시지 본문

분명히 이메일 본문은 메시지를 포함하는 곳입니다. 그러나 그 메시지를 만들거나 깨뜨릴 수 있는 기억해야 할 몇 가지 팁이 있습니다.

인사말 추가

비즈니스 이메일을 작성할 때 특히 중요한 것은 인사말을 추가하는 것입니다. “친애하는”, “안녕하세요” 또는 이와 유사한 것으로 적절하게 메시지를 시작하고 그 뒤에 받는 사람의 이름을 적습니다.

인사도 없는 메일보다 “너무 급해서 고민중이야”라고 말하는 것은 없습니다.

읽기 쉬운 글꼴 사용

메시지 글꼴을 다른 글꼴이나 고유한 글꼴로 바꾸고 싶은 유혹이 있지만 실제로 이메일을 읽는 사람에게 항상 최선의 선택은 아닙니다.

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Arial 또는 Times New Roman과 같이 읽기 쉬운 기본 글꼴을 사용하십시오. 이러한 클래식 글꼴은 대부분의 이메일 클라이언트에 대한 표준일 뿐만 아니라 스크립트보다 읽기 쉽고 지나치게 캐주얼한 옵션보다 더 전문적입니다.

서명 포함

인사말을 생략하는 것과 마찬가지로 이메일에 서명하지 않는 것은 비전문적으로 비칠 수 있습니다. 그리고 마무리와 함께 받는 사람이 필요로 하는 기본 세부 정보를 포함해야 합니다.

이메일 서명은 다양하지만 전체 이름, 회사, 직위, 전화번호, 웹사이트 및 소셜 미디어 링크를 포함할 수 있습니다. 서명에 모든 세부 정보가 포함되어 있든 단순히 이름만 포함되어 있든 메시지 끝에 추가해야 합니다.

어조와 전문성

이메일 필드를 채우고 메시지 본문을 작성하는 기본 사항과 함께 단어를 고려하십시오. 요점을 강조하기 위해 모두 대문자를 사용하시겠습니까? 약간의 비꼬는 유머를 포함해야 합니까? 더 깊이 파고들자.

대문자와 형식에 주의하십시오.

전체 대문자, 굵은 텍스트 또는 밑줄을 사용하여 단어를 강조하고 싶을 수 있습니다. 그러나 메시지에 이러한 요소가 너무 많으면 목적에 어긋나고 공격적인 메시지를 전달할 수 있습니다.

모든 대문자를 피하십시오. 당신은 당신이 그들에게 고함을 지르는 것처럼 받는 사람이 느끼기를 원하지 않습니다. 그리고 굵게, 기울임꼴, 밑줄과 같은 글꼴 형식을 필요한 경우에만 드물게 사용하십시오.

유머와 이모티콘을 최소한으로 유지

대부분의 사람들은 이따금 약간의 유머를 즐기지만 이메일에 유머가 항상 포함되는 것은 아닙니다. 그 이유는 받는 사람이 당신의 신체 언어를 보거나 당신의 비웃는 소리를 들을 수 없기 때문입니다. 서면 의사소통에서 유머는 의도하지 않은 경우에도 때때로 부적절하거나 심지어 불쾌하게 느껴질 수 있습니다.

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유머를 없애는 것과 함께 이메일에서 이모티콘을 과도하게 사용하지 않도록 하세요. 웃는 얼굴이나 엄지척은 채팅이나 문자 메시지에서 도움이 될 수 있지만 비즈니스 이메일에서는 전문가답지 못한 어조를 전달할 수 있습니다.

필요한 첨부 파일 추가

우리 모두 적어도 한 번은 해봤습니다. 수신자에게 파일을 보낼 것이라고 말한 다음 첨부하는 것을 잊었습니다. 보내기를 누르기 전에 잠시 시간을 내어 필요한 첨부 파일을 모두 포함했는지 확인하십시오.

또한 Gmail 및 Microsoft Outlook과 같은 일부 이메일 서비스는 잊어버린 첨부 파일을 상기시키는 기능을 제공합니다. 이러한 유용한 도구를 활용하면 파일과 사과가 포함된 다른 메시지를 이메일에 추가할 필요가 없습니다.

정중한 커뮤니케이션

일부 이메일 에티켓 규칙은 고정되어 있지 않지만 단순히 정중하고 사려 깊고 도움이 될 수 있습니다.

모바일용 간결한 메시지 고려

모바일 장치에서 점점 더 많은 이메일을 보게 되므로 이메일을 작성할 때 이 점을 고려하십시오. 불필요한 단어를 제거하고 바로 본론으로 들어가십시오. 연속 스크롤이 필요한 휴대폰에서 텍스트로 가득 찬 이메일을 여는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다.

업무 시간 중 발송 예약

많은 이메일 클라이언트가 제공하는 편리한 이메일 예약 기능을 사용하는 경우 해당 배달 일정을 세심하게 고려하십시오. 근무 시간이 끝나거나 자정에 바로 이메일을 보내는 것은 좋지 않습니다.

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특별한 이유가 없는 한 근무일 및 업무 시간 중에 이메일을 예약하십시오.

긴 URL 줄이기

예의를 갖추기 위한 마지막 팁은 이메일에 포함하는 링크에 관한 것입니다. 모바일 뷰어를 위해 짧은 메시지를 작성하는 것과 유사하게 링크를 포함할 때도 동일하게 수행할 수 있습니다. Bitly와 같은 URL 단축기를 사용하거나 텍스트에 링크하는 것을 고려하십시오.

메시지에서 너무 많은 공간을 차지하는 링크 대신 크기를 줄이면서 수신자에게 링크를 계속 가져올 수 있습니다.

이러한 이메일 에티켓 규칙 중 일부는 앞으로 자신의 비즈니스 메시지에 사용할 계획이기를 바랍니다. 회수하고 싶은 메시지를 보낸 경우 Outlook에서 이메일을 회수하는 방법이나 Gmail에서 메시지 보내기를 취소하는 방법을 확인하세요.