모든 사람이 Word 문서에 더 쉽게 액세스할 수 있도록 하는 방법

Microsoft Word 문서를 작성할 때 항상 접근성과 포괄성을 최우선으로 고려해야 합니다. 다음은 장애인을 포함한 모든 사람이 문서에 더 쉽게 액세스할 수 있도록 하기 위해 따라야 하는 몇 가지 일반적인 규칙과 모범 사례입니다.

시각적 개체에 대체(Alt) 텍스트 추가

스크린 리더는 이름에서 알 수 있듯 스크린의 텍스트를 소리 내어 읽어줍니다. 그러나 스크린 리더가 아무리 정교하더라도 대체 텍스트 없이는 그래픽의 컨텍스트를 이해할 수 없습니다. Word에서 개체에 대체 텍스트를 추가하면 화면 판독기가 설명을 수집하고 소리내어 읽을 수 있어 시각 장애가 있는 사용자에게 도움이 됩니다.

관련: Microsoft Word에서 개체에 대체 텍스트를 추가하는 방법

대체 텍스트를 포함해야 하는 개체를 아는 것이 중요합니다. 그래픽이 페이지 테두리와 같이 엄격하게 장식적인 경우 대체 텍스트를 제외하는 것이 안전하며 Word에서 그래픽을 장식적인 것으로 표시할 수 있습니다. 그렇게 하면 화면 판독기가 문제의 개체가 미적 목적을 위한 것임을 사용자에게 알립니다. 화면 판독기가 추가 도움 없이 테이블 내의 콘텐츠를 캡처할 수 있으므로 테이블에 대체 텍스트 추가를 건너뛸 수도 있습니다.

당신 할까요 문서에 추가 컨텍스트를 추가하는 모든 시각적 개체에 대체 텍스트를 추가합니다. 여기에는 거의 항상 다음이 모두 포함됩니다.

• 이미지
• 사진
• 영화
• 도표
• 차트
• 아이콘
• 모양

효과적인 대체 텍스트를 작성하는 것도 약간의 연습이 필요할 수 있습니다. 한두 문장으로 시각적 요소를 정확하게 설명하고 싶은지 확인해야 합니다(신중하게 선택한 몇 개의 단어로도 트릭을 수행할 수 있음).

다음은 좋은 대체 텍스트를 작성하기 위한 몇 가지 일반적인 팁입니다.

• ‘이미지’ 또는 ‘그래픽 표시’와 같은 문구를 포함하지 마세요.
• 이미지 주위에 대체 텍스트로 표시되는 텍스트 콘텐츠를 포함하지 마세요.
• 다른 설명 문장을 작성할 때와 같은 방식으로 대체 텍스트를 작성하십시오.
• 순서도에 대체 텍스트를 포함할 때 처음부터 끝까지 전체 프로세스를 포함합니다. 다른 그래픽의 경우 대체 텍스트보다 길 수 있지만 반드시 필요합니다.

Microsoft는 이미지에 대체 텍스트를 자동으로 추가하는 옵션을 제공하여 더 쉽게 만들려고 노력하지만 이 기능에 의존해서는 안 됩니다. 이는 다른 사람에게 귀하의 콘텐츠를 작성해 달라고 요청하는 것과 같으며 설명이 정확하다고 보장할 수 없습니다. 귀하의 콘텐츠를 소유하십시오.

Word에서 개체에 대체 텍스트를 추가하려면 이미지를 클릭하여 선택한 다음 “그림 형식” 탭의 “접근성” 그룹에서 “대체 텍스트” 옵션을 클릭합니다.

“대체 텍스트” 창이 Word 문서의 오른쪽에 나타납니다. 여기에서 자신만의 대체 텍스트를 작성하거나 Word에서 설명을 생성하도록 하거나 그래픽을 장식용으로 표시할 수 있습니다.

이미지는 Microsoft Word 문서에 사용되는 유일한 미디어가 아닙니다. 비디오도 중요한 역할을 할 수 있습니다.

비디오에 자막 포함

비디오는 훌륭한 리소스가 될 수 있지만 비디오의 정보는 모든 사람이 액세스할 수 있어야 합니다. 이것은 듣기에 어려움이 있고 화면의 텍스트를 읽는 것을 선호하는 사람들을 위해 자막을 추가하는 것을 의미합니다.

불행히도 Microsoft Word에는 비디오에 자막을 추가하는 기능이 내장되어 있지 않습니다. 즉, 비디오를 직접 만든 경우 구식 방식으로 작업을 수행해야 합니다. 메모장과 같은 텍스트 편집기를 사용하여 자막을 만든 다음 해당 파일을 VTT 확장자로 저장할 수 있습니다.

YouTube 비디오에 연결하거나 포함하는 경우 이 텍스트를 자동으로 생성하는 Google의 음성 인식 덕분에 이미 자막이 있을 가능성이 큽니다. 이렇게 하면 시간을 조금 절약할 수 있지만 이러한 캡션이 항상 정확하지는 않습니다. 청중이 무엇을 보게 될지 보려면 자막을 사용하여 비디오를 직접 시청하십시오. 자막이 정확하지 않은 경우 다른 소스에 연결하는 것이 좋습니다.

의미 있는 하이퍼링크 텍스트 사용

사용자는 스크린 리더를 사용하여 링크에서 링크로 건너뛸 수 있으므로 하이퍼링크된 텍스트가 모호하지 않아야 합니다. 즉, 텍스트가 “여기를 클릭하십시오”, “자세히 보기” 또는 이와 유사한 것으로만 표시되는 경우 사용자는 화면 판독기가 컨텍스트와 상관없이 링크를 다시 읽어줄 때 링크의 의미를 이해하지 못할 것입니다.

관련: Microsoft Word에서 하이퍼링크를 삽입, 삭제 및 관리하는 방법

자연스럽게 할 수 있다면 사용자가 링크가 무엇인지 정확히 알 수 있도록 텍스트에 대상의 제목을 사용하는 것이 가장 좋습니다.

이미지에 링크를 추가하는 것도 드문 일이 아닙니다. 그러나 이것은 스크린 리더를 어렵게 만듭니다. 이미지에 대한 링크를 추가해야 하는 경우 이미지 자체가 아니라 이미지의 대체 텍스트가 링크의 목적과 위치를 설명하는지 확인하십시오. 그러나 이러한 이유로 가능하면 이미지에 링크를 사용하지 않도록 해야 합니다.

링크의 유용성과 접근성에는 약간의 시간이 걸릴 수 있지만 청중에게 제공하는 이점은 투자할 가치가 있습니다.

접근 가능한 텍스트 형식 및 색상 사용

텍스트에 링크를 삽입하면 Microsoft Word에서 기본적으로 밑줄을 추가합니다. 하이퍼링크에서 밑줄을 제거할 수 있지만 그대로 두는 데에는 충분한 이유가 있습니다.

색상 이외의 표시기를 사용하면 색맹 또는 시각 장애가 있는 사람들이 전달하려는 정보를 더 쉽게 이해할 수 있습니다. 옳고 그름을 나타내다.

또한 텍스트와 문서 배경 간의 대비가 충분한지 확인해야 합니다. 흰색 배경에 밝은 색상(예: 밝은 회색)을 사용하면 텍스트를 읽기 어렵게 만듭니다.

다음은 텍스트/배경 대비가 좋지 않은 예입니다.

그리고 좋은 텍스트/배경 대비:

문서의 대비가 충분한지 여부를 알려주는 훌륭한 작업을 수행하는 온라인에서 사용할 수 있는 색상 대비 검사기 앱이 있습니다. 또는 Microsoft Word의 기본 제공 접근성 검사 도구를 사용할 수도 있습니다.

논리적 문서 구조 구축

논리적 문서 구조를 구축한다는 것은 단순히 제목을 사용하고 적절하게 사용하는 것을 의미합니다. 사람들이 콘텐츠의 다른 섹션을 구성하려고 할 때 저지르는 일반적인 실수 중 하나는 단순히 텍스트의 크기를 조정하고 굵게 만드는 것입니다. 이는 문서가 제대로 표로 작성되지 않을 뿐만 아니라 화면 판독기가 콘텐츠 구조를 읽고 이해하기 어렵게 만드는 것과 같은 몇 가지 문제를 나타냅니다.

Word에는 “홈” 탭의 “스타일” 그룹에서 선택할 수 있는 적절한 크기의 제목 스타일 라이브러리가 있습니다. 문서 스타일과 일치하는 항목이 없으면 기본 제목 스타일을 변경할 수 있습니다.

그러나 제목을 사용하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 올바른 방식으로 사용해야 합니다. 이는 논리적 순서로 제목을 중첩하는 것을 의미합니다. 예를 들어, 다음은 표제 구조가 어떻게 보이는지 보여줍니다.

• 제목 1
• 제목 2
• 제목 3
• 제목 3
• 제목 2
• 제목 3

다음은 잘못된 제목 구조의 예입니다.

• 제목 3
• 제목 1
• 제목 3
• 제목 2
• 제목 1

또한 적절한 경우 기본 제공 서식 도구를 사용하는 것이 좋습니다. 예를 들어 목록을 만들고 싶다면 “홈” 탭의 “단락” 그룹에 있는 번호/글머리 기호 목록 기능을 사용할 수 있습니다. 하이픈을 입력하고 공백을 추가한 다음 텍스트를 입력하는 것보다 선호됩니다.

테이블 헤더 및 간단한 구조 사용

때로는 단순한 테이블을 생성하는 것이 불가능하지만, 그럴 때 해야 합니다. 화면 판독기는 표를 읽고(이 때문에 표에 대체 텍스트를 추가할 필요가 없음) 표의 셀을 계산하여 위치를 파악합니다. 표 안에 표를 중첩하거나 분할 셀을 사용하면 화면 판독기가 추적하기가 매우 어렵습니다.

관련: 표 및 기타 서식 제어

화면 판독기는 또한 열과 행을 식별하기 위해 테이블 ​​머리글 정보에 의존합니다. 테이블에 헤더를 추가할 수 있습니다. 표의 아무 곳이나 클릭한 다음 “표 디자인” 탭의 “표 스타일 옵션” 그룹에서 “머리글 행” 옆에 있는 상자를 클릭하여 선택합니다.

접근성 검사로 문서 검토

Microsoft Word의 접근성 검사는 문서를 스캔하고 콘텐츠의 접근성을 높이기 위한 제안 사항을 반환합니다. 여기에는 이미지를 스캔하여 대체 텍스트가 포함되어 있는지 확인하고 테이블이 간단한 구조를 사용하고 있는지 확인하는 등이 포함됩니다.

그러나 몇 가지 제한 사항이 있습니다. 접근성 검사는 자막이 있는지 비디오를 확인할 수 없으며 정보를 전달하기 위해 색상을 사용하고 있는지 이해할 수도 없습니다. 이 도구를 사용한 후에도 문서를 보내기 전에 한 번 시각적으로 스캔하십시오.

접근성 검사를 사용하려면 “검토” 탭을 클릭한 다음 “접근성” 그룹의 “접근성 확인” 위에 있는 아이콘을 클릭합니다.

검사 결과는 문서 오른쪽의 “접근성” 창에 나타납니다. 여기에서 반환된 오류 및 경고를 검토할 수 있습니다.

접근성 검사를 실행했는데 문제가 반환되지 않으면 문서를 마지막으로 시각적으로 스캔하면 보낼 준비가 된 것입니다.

Microsoft는 Office에 그치지 않고 Windows 10 운영 체제에 대해 다양한 접근성 기능을 제공하여 모든 사람이 운영 체제에 액세스할 수 있도록 합니다.