업무용 이메일에는 항상 전체 이름, 직위, 회사, 전화번호와 같은 기본 정보를 포함하세요. 그러나 업계와 받는 사람에 따라 세부 정보, 사진, 로고 또는 소셜 미디어 링크를 추가할 수 있습니다.
단순한 이름인 전자 메일 서명과 세부 정보, 링크 및 이미지가 포함된 전자 메일 서명을 본 적이 있을 것입니다. 어떤게 더 좋아? 어느 것이 더 효과적입니까? 이메일 서명에 어떤 정보를 입력해야 하는지 결정하는 데 도움을 드립니다.
서명을 무엇에 사용할 것인지에 따라 다릅니다.
서명에 포함해야 하는 사항
서명에 포함할 수 있는 항목
서명에 포함하면 안 되는 것
기타 이메일 서명 팁
서명을 무엇에 사용할 것인지에 따라 다릅니다.
시작하려면 서명을 무엇에 사용할 것인지 스스로에게 물어보십시오. 귀사를 위한 전문 서명입니까 아니면 개인 서명입니까? 모든 이메일 또는 특정 이메일에만 기본적으로 서명을 사용하시겠습니까? 내부 및 외부 이메일 모두에 서명을 포함할 계획입니까?
전자 메일 서명을 만들고 사용하는 대부분의 사람들은 전문적인 이유로 그렇게 합니다. 학생이나 구직자라면 서명을 사용할 수도 있습니다. 이를 염두에 두고 포함하는 세부 정보는 산업, 직업 또는 의도에 따라 달라질 수 있습니다.
또한 보내는 모든 전자 메일에 서명을 사용하려는 경우 포함하는 세부 정보는 외부 메시지와 내부 메시지(조직 내)에서 다를 수 있습니다. 이 경우 여러 서명 설정을 고려하고 한 번에 필요한 서명을 사용할 수 있습니다.
모든 서명에 포함되어야 하는 기본 사항, 추가할 수 있는 선택적 항목 및 전자 메일 서명에서 제외해야 하는 세부 정보를 살펴보겠습니다.
서명에 포함해야 하는 사항
다음은 서명에 포함해야 하는 필수 세부 정보입니다.
성명: 최소한 이메일 서명에는 전체 이름(이름과 성)을 포함해야 합니다. 개인 이메일에는 이름만 사용하지만 업무용 이메일에는 전체 이름을 사용해야 합니다.
직위 또는 직책: 새로운 사람에게 이메일을 보낼 때 그들이 당신에 대해 아무것도 모른다고 가정하십시오. 그들은 귀하의 이름과 귀하의 회사(아래)를 가지고 있지만 회사에서의 귀하의 위치를 알고 싶어할 것입니다.
회사 이름: 다시 말하지만, 대부분의 서명은 업무용으로 사용되기 때문에 직함이나 직책 아래 또는 같은 줄에 회사 이름을 포함해야 합니다.
팁: 학생의 경우 “컴퓨터 과학 학생”과 같은 전공과 학교 이름을 포함할 수 있습니다.
전화 번호: 이메일은 견고한 커뮤니케이션 형식이지만 종종 전화 통화가 필요합니다. 이메일 수신자가 주제에 대해 구두로 논의하기를 원하는 경우 전화번호와 해당하는 경우 국가 코드 및 내선 번호를 제공해야 합니다.
내부 및 외부 통신용으로 별도의 전자 메일 서명을 만드는 경우 전체 전화 번호 대신 단순히 내선 번호를 포함할 수 있습니다. 이는 모든 통화가 동일한 기본 회선을 통해 라우팅되는 경우 특히 허용됩니다.
서명에 포함할 수 있는 항목
귀하의 직업, 조직 또는 서명 의도에 따라 다음과 같은 몇 가지 세부 정보가 있습니다. 5월 포함하고 싶습니다.
회사 웹 사이트: 많은 사람들이 이것이 모든 서명에 포함되어야 하는 기본 사항이라고 생각할 수 있습니다. 그러나 추가할 수 있는 옵션일 뿐입니다. 그렇다면 받는 사람이 클릭 한 번으로 방문할 수 있도록 URL을 연결하세요.
회사 우편 또는 실제 주소: 여러 주, 지역 또는 국가와 같이 위치가 다른 조직에서 근무하는 경우 받는 사람이 참조할 수 있도록 회사 주소를 포함할 수 있습니다.
이메일 주소: 많은 사람들이 귀하의 이메일 주소가 이메일 헤더에 있기 때문에 서명에 이메일 주소가 필요하지 않다고 제안합니다. 그러나 특히 회신할 때 이름만 표시하는 이메일 응용 프로그램이 있습니다.
사진: 나만의 개성을 더하고 싶다면 자신의 사진을 넣을 수 있습니다. 사진을 포함하기로 결정했다면 단순한 셀카나 캐리커처가 아닌 전문적인 얼굴 사진이어야 합니다.
회사 로고: 회사 브랜드를 나타내기 위해 서명에 로고를 추가하는 것을 고려하십시오. 받는 사람이 한 눈에 쉽게 기억할 수 있도록 디자인을 보는 것이 도움이 될 수 있습니다. 해당 브랜드를 빠르게 식별할 수 있는 가장 잘 알려진 로고에 대해 생각해 보십시오.
색상: 회사 로고를 포함하지 않기로 결정한 경우 대신 회사 색상으로 약간의 색상 스플래쉬를 고려하십시오. 악센트, 링크 또는 선에 단순히 색상을 사용할 수 있지만 최소 한두 가지 색상으로 유지하십시오.
소셜 미디어 링크: 받는 사람이 빠르게 연결할 수 있도록 Facebook, Twitter 또는 Instagram과 같은 소셜 미디어 사이트에 대한 링크 또는 연결된 아이콘을 포함할 수 있습니다. 이것은 회사가 아닌 프리랜서, 계약자 또는 구직자로서 자신을 위해 서명을 사용하는 경우 특히 유용합니다.
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부인 성명: 많은 회사에서 외부 메시지에 대한 전자 메일 서명 하단에 기밀 유지 및 공유에 대한 면책 사항을 요구합니다. 이 경우에 해당할 수 있다고 생각되면 상사나 매니저에게 말을 확인하십시오.
서명에 포함하면 안 되는 것
위에 나열되지 않은 항목을 전자 메일 서명에 포함해야 하는지 여부가 확실하지 않은 경우 피해야 할 몇 가지 항목이 있습니다.
개인 정보: 비즈니스 서명에 개인 정보를 포함하지 마십시오. 예를 들어 개인 휴대 전화 번호나 집 주소는 수신자가 갖고 있고 사용할 가능성이 있는 경우가 아니면 추가하지 마십시오.
영감을 주는 인용구: 따옴표는 개인 이메일 서명에 적합할 수 있지만 단순히 공간을 차지하는 전문적인 서명에는 불필요한 산만함입니다.
이미지 서명: 텍스트가 아닌 실제 이미지인 매력적인 이메일 서명을 찾을 수 있습니다. 이들은 일반적으로 보기에는 좋지만 스크린 리더가 있거나 소리내어 읽기 기능을 사용하는 사용자에게는 실용적이지 않습니다. 서명에 이미지를 사용하기로 결정한 경우 대체 텍스트를 포함해야 합니다.
기타 이메일 서명 팁
전자 메일 서명 디자인과 관련하여 도움이 되는 많은 예제, 서명 생성기 및 템플릿을 찾을 수 있습니다. 또한 Outlook의 전자 메일 서명 템플릿에 대한 방법을 확인하십시오.
관련된: Outlook 서명에 Microsoft 템플릿을 사용하는 방법
간략하게 작성하십시오. 이메일 서명은 4~5줄을 넘지 않는 것이 좋습니다. 너무 상세하면 수신자가 필요한 정보를 찾는 데 시간이 걸립니다. 또한 아래와 같이 모바일에서 공간 돼지가 될 수 있습니다.
또한 읽기 쉬운 글꼴을 사용하고 너무 다양한 글꼴 스타일이나 크기, 색상, 이미지 또는 소셜 미디어 링크를 너무 많이 사용하지 마세요. 위의 포함하지 않을 항목 섹션의 첫 번째 스크린샷을 참조하세요.
단일 전자 메일 서명을 만들든 다양한 유형의 메시지에 대해 여러 서명을 만들든 가장 중요한 정보를 먼저 포함하고 유익한 세부 정보를 포함해야 합니다.
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