OHIO (한 번만 처리)를 사용하여 이메일을 분류하는 것이 좋습니다. OHIO의 필수 부분은 보관해야하는 이메일을 보관하는 것입니다.받은 편지함에서 꺼내십시오! 보관이 중요한 이유는 다음과 같습니다. 폴더에 신경 쓰면 안되는 이유입니다.
이메일을 보관해야하는 이유
OHIO 기사의 요약 :받은 편지함은 보관함, 쓰레기통, 파일 캐비닛 또는 덤핑 장이 아닙니다. 받은 편지함입니다!
받은 편지함에 수백 또는 수천 개의 이메일이 있으면 빠르게 묻히게됩니다. 시야에서 멀어진 다. 특정 이메일을 찾기가 훨씬 어렵고 메일 클라이언트가 더 느리게 작동하며 (Gmail과 같은 브라우저를 통해 이메일에 액세스하더라도) 휴대 전화에서 Outlook 또는 Apple Mail을 사용하는 경우 저장 용량을 사용할 수 있습니다.
결론 :받은 편지함에 모든 이메일을 보관할 필요가 없으며 그렇게하지 않는 많은 이유가 있습니다.
이를 염두에두고 이메일을 처리 한 다음 (답장 / 전달, 작업으로 전환, 회의 설정) 이메일을 삭제하거나 보관해야합니다. 방법은 다음과 같습니다.
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이메일을 보관해야하는 위치
이메일은 보관 폴더로 이동해야합니다. 신중하게 구성된 수백 개의 폴더 중 하나로 이동해서는 안됩니다. 그들은 하나의 아카이브 폴더로 이동해야합니다.
그것은 대담한 진술이므로 약간의 정당화가 필요합니다.
첫째, 폴더 계층 구조를 설정하고 유지 관리하는 데 시간이 걸리므로 이메일을 처리하는 데 더 많은 시간이 소요됩니다. 둘째, 이메일을 어디로 보낼지 결정하는 데 상당한 노력이 필요할 수 있습니다. 동료가 프로젝트 마감일을 놓칠 수있는 이유에 대한 이메일이 해당 프로젝트의 폴더에 들어 갑니까? 그 사람의 폴더? 교훈을 얻은 폴더? — 그리고 의사 결정은 시간과 시간이 많이 소요됩니다. 마지막으로, 나중에 이메일이 여러 폴더 중 하나에있을 수 있고 각 폴더에 수백 개의 이메일이있을 때 이메일을 찾기가 엄청나게 어려울 수 있습니다.
단일 아카이브를 사용하면 사고 나 의사 결정 리소스를 사용할 필요가 없기 때문에받은 편지함에서 이메일을 쉽게 이동할 수 있습니다. 메일을 처리하고 아카이브로 이동하기 만하면됩니다. 이보다 더 간단 할 수는 없으며 끝없는 이메일 흐름을 유지하려고 할 때 프로세스가 가능한 한 간단하고 쉬워지기를 원합니다. 모든 어려움이나 짜증은 규모에 따라 확대되므로 이메일 하나에 사소한 성가심이나 시간이 걸리는 일은 수백 개의 이메일에 엄청난 성가심과 시간이 걸립니다.
어떤 사람들에게는 이것은 폴더 구조의 고문에 대한 환영의 구호가 될 것이지만, 어떤 사람들은 힘들게 설계되고, 복잡하고, 논리적이고, 잃어 버릴 생각에 종이 봉지에 숨을 쉬어야 할 것입니다. 아름다운 폴더 구조. 그게 당신이라면 안타깝게도 삼키기가 어려울 것입니다. 단일 아카이브의 장기적인 이점이 시스템 변경의 단기적 고통을 보상하는 것 이상이라고 확신하는 동안에도 귀하의 고통을 인식합니다.
이메일을 대량으로 보관하는 방법
이메일을 보관하려면 보관 폴더로 옮기기 만하면됩니다. 그게 맞습니다. 그러나받은 편지함에 수백 또는 수천 개의 이메일이있는 경우 개별적으로 이동하는 것은 매우 어렵게 느껴질 것입니다. 이상적으로는 대량으로 이동하는 방법을 찾아야합니다.
Microsoft Outlook 또는 Apple Mail과 같은 클라이언트를 사용하는 경우 메일을 대량으로 쉽게 선택할 수 있습니다. 받은 편지함에서 이메일을 클릭하고 아래로 스크롤 한 다음 키보드에서 SHIFT 키를 누르고 다른 이메일을 선택합니다. 첫 번째 이메일과 두 번째 이메일 사이의 모든 이메일이 선택됩니다. 보관 폴더로 드래그 앤 드롭하거나 보관 버튼을 사용할 수 있습니다. 저장을 나타내는 데 사용되는 플로피 디스크 아이콘과 마찬가지로 전통적인 판지 보관 상자처럼 보이는 표준 보관 아이콘이 있습니다. 이것은 보관 단추에 대한 Outlook 및 Apple Mail (클라이언트 응용 프로그램 및 모바일 앱 모두)에 있습니다.
Outlook 클라이언트를 사용하는 경우 선택한 모든 전자 메일을 읽은 상태로 표시하고 한 번의 단추 클릭 (또는 키보드 바로 가기)으로 보관 폴더로 이동하는 빠른 단계 동작을 만들 수도 있습니다.
새로 시작하기로 결정한 경우 Ctrl + A 키보드 단축키 (Mac의 경우 Command + A)를 사용하고 보관 처리하여받은 편지함의 모든 이메일을 언제든지 선택할 수 있습니다. 이것이 옳은 일인지 알려 드릴 수는 없지만, 빈받은 편지함은 매우 빨리 받게 될 것입니다.
Gmail과 같은 웹 인터페이스에서는 페이지 상단의 확인란을 클릭하여 한 번에 페이지를 선택할 수 있습니다.
이메일을 선택한 후 보관을 클릭하여 이동합니다.
Gmail받은 편지함의 모든 이메일을 선택하는 키보드 단축키는 없지만 (* + a는 페이지의 모든 이메일을 선택하지만) 페이지에서 모든 이메일을 선택하면 이메일 위에 메시지 표시 줄이 나타납니다. 받은 편지함에있는 모든 이메일을 선택할 수있는 옵션을 제공합니다.
이 링크를 클릭하여받은 편지함에있는 모든 이메일을 선택하십시오. 선택을 취소 할 수 있도록 메시지 표시 줄이 변경됩니다.
얼마나 많은 이메일을 보관해야합니까?
한 번에 보관할 이메일의 수는 귀하에게 달려 있습니다. 앞서 말했듯이,받은 편지함을 비우는 것은 일시적이고 최악의 경우 거의 불가능합니다. 귀하의 주소를 아는 사람이 귀하에게 무언가를 보낼 수 있기 때문에 귀하는받은 편지함으로 들어오는 것을 제어 할 수 없습니다. 따라서받은 편지함을 비워도 비어 있지 않습니다. 즉, 짧은 시간 동안에도받은 편지함이 비어 있으면 어깨에서 약간의 부담을 덜 수 있기 때문에 목표로 삼는 것이 나쁜 목표는 아닙니다. 그러나 비어 있지 않을 것입니다, 그렇기 때문에 이메일 관리는 목표가 아닌 프로세스입니다. 물론 보관할 필요가없는 이메일을 보관할 필요가 없으며 삭제할 수 있습니다. 이는 공간을 절약 할 수있는 훌륭한 옵션입니다.
따라서받은 편지함에있는 모든 메일을 보관 (또는 삭제)하는 데 모든 노력을 집중하는 대신 이메일 스트레스를 줄일 수있는 달성 가능한 목표에 집중하십시오. 이메일 스트레스를 줄일 수있는 것은 오직 당신 만이 알지만, 예제 대상은 다음과 같습니다.
- 하루가 끝날 때 우선 순위가 높은 메일이 남아 있지 않습니다.
- 받은 편지함에 영업일 기준 2 일이 지난 메일이 없습니다.
- 주말에 직원 / 관리자 / 고객이 보낸 메일이 없습니다 (적절하게 삭제).
가장 스트레스를 많이받는 이메일이 무엇인지 알아보세요. 이러한 이메일을 우선적으로 처리하고 보관 (또는 삭제)합니다.
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