Outlook에는 전자 메일 클라이언트에 정리 도구, 대화 정리 및 중요받은 편지함과 같은 유용한 도구가 내장되어있어받은 편지함을 깔끔하게 유지할 수 있습니다. Outlook Online에는 간단한 규칙을 사용하여 전자 메일을 삭제하거나 이동하는 데 사용되는 도구 인 Sweep 기능이 있습니다. 작동 방식은 다음과 같습니다.
스윕은 특정 발신자의 전자 메일을 보낼 위치에 대한 규칙을 설정할 수있는 도구입니다. 스윕 규칙은 24 시간마다 한 번씩 실행되며받은 편지함뿐만 아니라 원하는 모든 폴더에 규칙을 만들 수 있습니다.
스윕 도구는 Outlook Online 상단의 도구 모음에서 사용할 수 있습니다. 자신이있는 폴더에서 이메일을 선택하면 나타납니다 (내 자신과 Microsoft가 Clutter가 일부 메시지를 이동했음을 알리는 메시지는 제외).
스윕은 이동 도구로, 이메일을 이동할 옵션과 이메일을 이동할 폴더를 선택할 수있는 옵션이 있습니다.
기본적으로 스윕은 선택한 보낸 사람의 모든 이메일을 지운 편지함 폴더로 이동하므로 스윕은 이동 도구이지만 이메일을 삭제하는 데 사용될 수도 있습니다.
지운 편지함에서받은 편지함을 포함하여 원하는 폴더로 “이동”을 변경할 수 있습니다. 이것은 Sweep이받은 편지함을 지우는 것이 아니라는 것을 의미합니다.
예를 들어, 이메일 분류를 시작하기로 결정한 경우 Sweep을 사용하여 아카이브 폴더의 특정 발신자에서 처리 폴더로 모든 이메일을 신속하게 이동하고 카테고리를 한 번에 모두 적용 할 수 있습니다. 이메일을 수동으로 찾는 것보다 훨씬 빠릅니다.
두 번째 옵션 인 “폴더에서 모든 메시지 이동 및 향후 메시지”는 선택한 보낸 사람의 모든 전자 메일을 이동하지만 해당 보낸 사람의 모든 향후 메시지도 이동합니다.
첫 번째 옵션과 마찬가지로 두 번째 옵션은 눈에 보이는 것보다 더 많은 힘을가집니다. 이 옵션은 모든 폴더에서 작동하므로 파일 시스템을 자동화하는 데 사용할 수 있습니다. 자신의 이메일을위한 파일 시스템을 가지고있는 사람이라고 가정 해 보겠습니다. 이메일을 처리 할 때마다 수동으로 올바른 폴더로 이동해야했습니다. 그러나 Sweep을 사용하면이를 자동화 할 수 있습니다.
보관 폴더에서 스윕 규칙을 설정하여 특정 발신자에서 올바른 폴더로 모든 이메일을 이동하십시오. 그런 다음받은 편지함에서 전자 메일을 처리 한 후 보관으로 이동하여 스윕 규칙에서 전자 메일을 올바른 폴더로 보내도록합니다.
세 번째 옵션 인 “항상 최신 메시지를 유지하고 나머지는 폴더에서 이동”은 Outlook 클라이언트에있는 대화 정리 도구의 동적 버전입니다. 이 도구는 사용자가 지시 할 때 수동으로 실행되며 사용하는 것이 좋지만 Sweep 버전은 자동으로 실행됩니다.
사람들이 보낸 메시지의 경우 사람들이 다른 것에 대해 이메일을 보낼 수 있기 때문에이 옵션을 적용 할 수 없습니다. 그러나 작업 표 시스템 또는 일반 경고 메시지와 같은 알림 전자 메일에 적합합니다.
마지막 옵션 인 “폴더에서 항상 10 일이 지난 메시지를 이동”은받은 편지함에서 강바닥의 미사처럼 수집되는 이메일로 늪에 빠진 사람에게 유용합니다.
일주일 이내에 처리하지 않으면 처리되지 않는 이메일이 많이 있습니다. 따라서 자동으로받은 편지함에서 자동으로 옮기지 않겠습니까?
그래도 문제가 해결되지 않으면이 옵션은 시간이 제한된 정보가 포함 된 전자 메일을 처리하는 데 여전히 유용합니다. 다음 주에 지역 행사에 대한 이메일을 받습니까? 이 옵션은 정리하는 데 완벽합니다. 당신이 그들을 읽을 수있는 기회를 얻는다면, 위대한, 당신은 그들 자신을 다룰 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 Sweep이 처리하도록합니다.
원하는 폴더로 보낼 수 있으므로 삭제하지 않아도되므로 바우처 거래가 삭제 될 수 있지만 이번 주 하늘에서 일어나는 일에 대한 현지 천문학 회의 이메일이 보관 될 수 있습니다.
모든 스윕 규칙을보고 원하는 경우 삭제하려면 설정> 모든 Outlook 설정보기를 클릭하십시오.
이메일> 스윕을여십시오.
생성 한 모든 스윕 규칙을보고 삭제할 수 있습니다.
전반적으로 Sweep은 놀랍도록 강력한 이동 도구입니다. 받은 편지함을 깨끗하게 유지하거나 메일을 폴더에서 폴더로 라우팅하는 간단한 워크 플로 도구로 사용할 수 있습니다. 이메일을 지속적으로 관리하는 데 도움이되는 Outlook 무기고에 추가 된 기능이라고 생각합니다.
