Outlook을 상당 기간 사용하고 있다면 전자 메일 흐름을 관리하는 데 도움이되는 몇 가지 규칙이 설정되어있을 수 있습니다. 새 컴퓨터가 있거나 Windows를 다시 설치하는 경우 컴퓨터를 모두 다시 설정할 필요가 없습니다. 내보내기 만하면됩니다.
Outlook의 규칙은 전자 메일 메시지가 수신 될 때 특정 작업을 자동으로 수행하도록 설정하는 일련의 단계입니다. 예를 들어 중요한 전자 메일을 받거나 유사한 전자 메일을 특정 폴더로 이동하거나 특정 시간에 후속 작업을 위해 메시지에 플래그를 지정할 때 자동으로 알림을 표시 할 수 있습니다.
빠른 단계 및 규칙을 사용하여 Outlook에서 전자 메일을 효율적으로 관리하는 방법
중요한 전자 메일에 대해서만 Outlook 알림을받는 방법
고맙게도 Outlook에는 이러한 규칙을 백업 할 수있는 방법이 있습니다. Windows를 다시 설치하거나 새 컴퓨터에서 Outlook을 설정하거나 규칙을 다른 사람과 공유해야하는 경우에 유용합니다.
Outlook 규칙을 내보내는 방법
시작하려면 “홈”탭이 활성화되어 있는지 확인하십시오. “이동”섹션에서 “규칙”을 클릭하고 드롭 다운 메뉴에서 “규칙 및 경고 관리”를 선택하십시오.
참고 : “파일”탭을 클릭 한 다음 “계정 정보”화면에서 “규칙 및 경고 관리”버튼을 클릭하여 규칙 및 경고에 액세스 할 수도 있습니다.
“규칙 및 경고”대화 상자가 표시됩니다. '이메일 규칙'탭에서 생성 한 규칙 목록 위의 툴바에서 '옵션'을 클릭하십시오.
참고 : 여기에 나열된 모든 규칙은 선택한 규칙뿐만 아니라 백업됩니다.
“옵션”대화 상자에서“내보내기 규칙”을 클릭하십시오.
“내 보낸 규칙을 다른 이름으로 저장”대화 상자가 표시됩니다. rules 백업 파일을 저장하려는 폴더로 이동하십시오. “파일 이름”편집 상자에 백업 파일 이름을 입력하십시오. “파일로 저장”드롭 다운 목록에서 “규칙 마법사 규칙 (* .rwz)”유형이 기본적으로 선택되고 파일에 .rwz 확장자가 자동으로 추가됩니다. 동일한 버전의 Outlook을 사용하는 다른 사람들과 규칙을 공유하는 경우 “저장”을 클릭하십시오. 이전 버전의 Outlook을 사용하는 사람과 규칙 파일을 공유하는 경우 아래에 설명 된대로 파일을 저장하기 전에 다른 유형의 규칙 파일을 선택해야합니다.
현재 버전의 Outlook에 대한 규칙 파일 형식 외에도“파일 형식으로 저장”드롭 다운 목록에는 규칙 파일에 대해 Outlook 2002, 2000 또는 98을 계속 사용하는 사람들을위한 세 가지 추가 형식이 있습니다. 해당 옵션을 선택한 다음 “확인”을 클릭하여 규칙 파일을 저장하십시오.
참고 : 이전 버전의 Outlook을 사용하는 여러 사람과 규칙을 공유하는 경우 최신 버전의 Outlook에서 이전 규칙 파일을 항상 열 수 있으므로 가장 빠른 버전을 선택하십시오.
규칙 파일을 내 보낸 후에는 “옵션”및 “규칙 및 경고”대화 상자에서 “확인”을 클릭하여 기본 메일 화면 (또는 시작한 위치에 따라 “계정 정보”화면)으로 돌아갑니다.
이제 결과 .rwz 파일을 외부 또는 네트워크 드라이브에 백업하거나 다른 사람과 공유 할 수 있습니다.
Outlook 규칙을 가져 오는 방법
관련 : 초보자 : Outlook 2013에서 데이터를 유지 관리, 보관 및 백업하는 방법
이제 새 컴퓨터를 설정하고 Office를 설치했으며 이전 컴퓨터에서 백업 한 Outlook 데이터 파일 (규칙은 Outlook 데이터 파일에 저장되지 않음)을 가져 와서 전자 메일을 확인할 준비가되었다고 가정 해 보겠습니다. 생성하고 백업 한 규칙을 가져 오면 Outlook이 전자 메일을받을 때 자동으로 조치를 취할 수 있습니다. 앞에서 설명한 두 가지 방법 중 하나에서 “규칙 및 경고”대화 상자를 엽니 다. 규칙 목록이 비어 있습니다. 이를 수정하고 규칙을 가져 오려면“옵션”을 클릭하십시오.
“옵션”대화 상자에서“규칙 가져 오기”를 클릭하십시오.
“규칙 가져 오기”대화 상자가 표시됩니다. rules 백업 파일을 저장 한 폴더로 이동하여 .rwz 파일을 선택한 다음 “열기”를 클릭하십시오.
여전히 열려있는 “옵션”대화 상자 뒤에있는 “규칙 및 경고”대화 상자의 규칙 목록이 사용자 지정 규칙으로 채워져 있음을 알 수 있습니다. “옵션”대화 상자에서“확인”을 클릭하여 닫고“규칙 및 경고”대화 상자로 돌아갑니다.
규칙을 가져 오기 전에 이메일을 확인한 경우 이미받은 이메일에서 규칙을 실행할 수 있습니다. 이렇게하려면 “규칙 및 경고”대화 상자의 규칙 목록 위에있는 도구 모음에서 “지금 규칙 실행”을 클릭하십시오.
“지금 규칙 실행”대화 상자에서 실행할 규칙을 선택하고 “지금 실행”을 클릭하십시오. 규칙이 실행되면 “닫기”를 클릭 한 다음 “규칙 및 경고”대화 상자에서 “확인”을 클릭하여 규칙을 닫습니다. 이제 규칙이 자동으로 실행되어 수신 한 전자 메일을 확인하고 지정한 작업을 모두 뒤에서 수행합니다.
참고 : 원래 컴퓨터에서 만든 규칙에 사용되는 특정 폴더, 사람 등이 있지만 다른 컴퓨터에서는 사용할 수없는 경우 일부 규칙은 다른 컴퓨터에서 작동하지 않을 수 있습니다.
