수동 데이터 입력은 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다. 그러나 Microsoft Excel에서 데이터 입력 양식을 만드는 데 몇 분 정도 시간을 들이면 프로세스를 개선하고 데이터 누락과 같은 실수의 위험을 줄일 수 있습니다.
양식 옵션 추가
Excel에서 양식 옵션을 사용하려면 빠른 실행 도구 모음이나 리본에 추가해야 합니다. 둘 중 가장 간단한 것은 빠른 실행 도구 모음입니다. 대신 리본에 추가하기로 결정했다면 이를 위한 특수 탭을 만들어야 하는데 이는 이상적이지 않을 수 있습니다.
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양식 버튼을 빠른 실행 도구 모음에 추가하려면 도구 모음에서 화살표를 클릭하여 빠른 실행 도구 모음 사용자 정의 메뉴를 엽니다. “추가 명령”을 선택하십시오.
왼쪽에 빠른 실행 도구 모음이 선택되어 있는지 확인합니다. 왼쪽의 “다음에서 명령 선택” 드롭다운 상자에서 “모든 명령”을 선택합니다.
오른쪽의 “빠른 실행 도구 모음 사용자 지정” 드롭다운 상자에서 양식 버튼을 모든 문서에 추가할지 아니면 현재 문서에 추가할지 선택합니다.
모든 명령 목록을 스크롤하여 “양식”을 선택하십시오. “추가” 버튼을 클릭하여 도구 모음에 추가합니다.
“확인”을 클릭하여 설정을 닫고 스프레드시트로 돌아갑니다. 빠른 실행 도구 모음에 양식 버튼이 표시되어야 합니다.
데이터를 테이블로 변환
양식을 사용하려면 각 필드에 대한 레이블이 필요합니다. 이들은 테이블 헤더의 형태로 제공됩니다. 데이터가 이미 표로 형식이 지정된 경우 한 단계 앞서서 양식 사용으로 이동할 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 쉽게 변환할 수 있습니다.
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데이터가 포함된 셀을 선택합니다. 리본의 홈 탭과 스타일 섹션으로 이동합니다. “표 형식”을 클릭하고 표 스타일을 선택합니다.
Create Table 팝업 창에서 셀 범위를 확인하고 “My Table Has Headers” 박스를 체크합니다. “확인”을 클릭합니다.
그러면 데이터가 멋지고 깔끔한 테이블 형식으로 표시됩니다.
데이터 입력 양식 사용
이제 양식에 데이터를 입력하기만 하면 됩니다! 표 내의 아무 셀이나 선택하고 빠른 실행 도구 모음에 추가한 양식 버튼을 클릭합니다.
필드 레이블로 테이블 헤더가 있는 팝업 창이 표시됩니다. 각 필드를 채우십시오.
필드 사이를 이동하고 다음 레코드로 빠르게 이동할 수 있습니다. 필드를 채운 후 Tab 키를 눌러 다음 필드로 이동합니다. 레코드의 모든 필드를 완료했으면 Enter 키를 누릅니다. 그런 다음 다음 기록을 작성하십시오. 데이터를 입력하면 테이블이 채워지는 것을 볼 수 있습니다.
데이터 입력 양식의 버튼을 사용하여 레코드를 추가, 검토 또는 제거할 수도 있습니다.
- 다른 레코드를 만들려면 “새로 만들기”를 클릭하십시오.
- 레코드 사이를 이동하려면 “이전 찾기” 또는 “다음 찾기”를 클릭하십시오. 데이터 필드 영역에서 스크롤 막대를 사용할 수도 있습니다.
- 레코드 수를 보려면 새로 만들기 버튼 위를 보십시오.
- 기록을 제거하려면 양식에 기록이 표시되는지 확인하고 “삭제”를 클릭하십시오. 그런 다음 “확인”을 클릭하여 확인합니다.
데이터 입력 양식을 마치면 “닫기”를 클릭하십시오. 표 셀을 선택하고 빠른 실행 도구 모음에서 양식 버튼을 클릭하여 언제든지 다시 열 수 있습니다.
양식 수정
레이블을 편집하거나 양식의 필드를 재정렬하려면 Excel 시트에서 수행합니다. 양식을 닫고 표를 변경한 다음 양식을 다시 엽니다. 변경 사항이 양식에 적용된 것을 볼 수 있습니다.
스프레드시트에 많은 데이터를 빠르게 입력하려면, 특히 외부 소스에서 가져온 경우 Excel에서 고유한 데이터 입력 양식을 만들어 보세요.
Mac에서 Excel을 사용하는 경우 인쇄된 문서를 스캔하여 데이터를 빠르게 추가하는 데 관심이 있을 수도 있습니다.
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