팀에서 프로젝트를 실행하기 위한 전략적 계획이 있을 수 있지만 항상 완벽합니까? 대규모 팀에서는 누군가가 작업을 시작한 다음 혼란과 혼돈의 복잡한 길을 따라야 합니다. 혼돈을 최소화하고 더 빠른 결과를 얻을 수 있는 유일한 방법은 워크플로에서 작업을 간소화하는 것입니다.
우수한 워크플로 자동화는 모든 조직에 중요한 도구입니다. 워크플로를 효과적으로 구축, 자동화 및 관리하면 작업을 더 빠르게 수행하고 실수를 줄일 수 있습니다. 직원의 생산성이 더 높아진다는 의미입니다.
다음은 조직에서 워크플로 자동화를 사용할 때의 이점입니다.
최소화된 오류
완벽한 인간은 없습니다. 따라서 잘 관리된 조직이라도 오류 없이 운영하는 것은 불가능합니다. 그러나 오류를 식별하고 수정하는 작업을 할 수 있습니다. 워크플로 자동화를 통해 오류 발생을 방지할 수 있으므로 위험이 줄어듭니다.
예를 들어, 재무 부서의 간단한 오류로 세무원과 잠재적인 법적 문제가 발생할 수 있습니다. 영업 및 마케팅, 인사, 재무와 같은 부서는 더 적은 오류를 요구하며 워크플로 자동화가 바로 그 역할을 합니다. 오류가 발생하면 시스템이 정확한 문제를 찾아내어 더 빠른 문제 해결을 가능하게 합니다.
이 소프트웨어는 조직에 통합되어 사람의 입력이나 분석이 필요하지 않은 작업을 수행합니다. 따라서 직원은 기본 작업에 집중할 수 있습니다. 이 소프트웨어는 반복적인 작업을 처리하므로 팀이 비즈니스에 중요한 기술을 개선하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
중복 작업 제거
반복적인 작업으로 인해 조직은 전 세계적으로 연간 약 5조 달러의 비용을 지출합니다. 직원들은 생산성을 저하시키는 중복 작업을 수행하는 데 많은 시간을 보냅니다. 중복 작업을 처리하는 워크플로 자동화 소프트웨어를 통해 직원은 다른 작업에 집중할 수 있으므로 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 특정 조건에 따라 특정 작업을 자동으로 트리거하도록 시스템을 구성할 수 있습니다.
예를 들어, 당신이 부상을 입고 병원을 방문한다고 가정해 봅시다. 병원에서 의사는 약을 처방하고 다른 환자를 돌보기 위해 떠납니다. 간호사나 약사가 청구를 위해 처방전을 입력하고 복용량을 가져올 것입니다.
그날 늦은 시간에 간호사는 담당 의사에게 해당 약물 및 복용량의 투여를 확인하는 전표에 서명하도록 해야 합니다. 특히 크고 분주한 병원에서는 서명을 받기 위해 의사를 추적하는 데 시간이 걸립니다.
워크플로 자동화는 이 문제를 해결합니다. 병원은 간호사가 시스템에 청구 정보를 입력할 때마다 의사에게 알리도록 시스템을 구성할 수 있습니다. 의사는 간호사가 서명을 찾는 데 시간을 할애하지 않고도 시스템을 통해 처방전을 확인하거나 거부할 수 있습니다. 이 시스템은 전체 프로세스를 더 간단하고 빠르게 만듭니다.
생산성 향상
중복 작업을 제거하면 시간이 절약되어 생산성이 향상됩니다. 워크플로 관리 시스템은 이메일 및 알림 전송 및 관련 정보 업데이트와 같은 작업을 수행하도록 자동화되어 있으므로 직원이 반복적인 작업에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 게다가 직원들은 승인을 받기 위해 오랜 시간을 기다릴 필요가 없습니다. 그들은 워크플로 시스템의 진행 상황을 추적하고 업데이트된 상태를 유지할 수 있습니다.
보고서에 누락된 중요한 데이터가 있는 경우 직원이 해당 담당자에게 신속하고 원활하게 다시 보낼 수 있습니다. 이것은 직원들이 매일 직면하는 문제에 대한 솔루션을 만듭니다.
쉽게 확장 가능
조직에 워크플로 자동화를 도입하는 것은 어려울 수 있습니다. 직원이 소프트웨어를 이해하고 배우는 것은 어려울 수 있지만 직원이 익숙해지면 무한한 가능성이 있는 새로운 세상이 열립니다.
워크플로 시스템은 직원의 부담을 덜어주고 매일 직면하는 문제에 대한 솔루션을 제공하는 방식으로 구축됩니다. 법무 부서는 판매 계약을 자동화할 수 있고 HR은 직원 온보딩을 자동화할 수 있습니다. 이러한 모든 부서를 개선하고 시간이 지남에 따라 개선할 수 있습니다.
조직에 대한 간단한 워크플로를 구성하고 나면 조직의 요구 사항에 따라 더 많은 기능을 추가할 수 있습니다. 이를 통해 중복 작업을 더 쉽게 자동화하고 직원이 다른 작업에 집중할 수 있습니다.
결론
워크플로 자동화는 비즈니스 관행의 큰 부분이 되었습니다. 장기적으로 워크플로 자동화 소프트웨어는 오류를 줄이고 생산성을 높이며 직원의 귀중한 시간을 많이 절약해 줍니다. 소프트웨어는 지속적으로 데이터를 수집하고 조직 내 작업과 프로세스를 분석 및 최적화하도록 간소화할 수 있습니다. 조직이 잘 구현된 워크플로 시스템에서 얻는 가치는 즉각적이며 시간이 지남에 따라 개선될 것입니다.
