데이터를 더 쉽게 읽을 수 있도록 긴 스프레드시트를 구성하는 것은 어려울 수 있습니다. Microsoft Excel은 자동 개요를 사용하여 데이터를 요약하는 유용한 그룹화 기능을 제공합니다. 완료 방법은 다음과 같습니다.
Excel에서 개요를 만드는 데 필요한 것
Microsoft Excel에서 행, 열 또는 둘 다의 개요를 만들 수 있습니다. 이 항목의 기본 사항을 설명하기 위해 행 개요를 만듭니다. 열에 대한 개요를 원하는 경우 동일한 원칙을 적용할 수 있습니다.
기능이 목적에 부합하려면 다음과 같은 데이터가 포함되어야 합니다.
- 각 열의 첫 번째 행에는 머리글이나 레이블이 있어야 합니다.
- 각 열에는 유사한 데이터가 포함되어야 합니다.
- 셀 범위에는 데이터가 포함되어야 합니다. 빈 열이나 행을 가질 수 없습니다.
요약 행이 요약된 데이터 아래에 위치하는 것이 가장 쉽습니다. 그러나 요약 행이 현재 대신 위에 있는 경우 이를 수용하는 방법이 있습니다. 먼저 이 작업을 수행하는 방법을 설명합니다.
개요 설정 조정
개요를 표시할 셀을 선택하고 데이터 탭으로 이동합니다.
리본 오른쪽에 있는 “개요”를 클릭합니다. 그런 다음 팝업 창의 오른쪽 하단에 있는 대화 상자 실행기(작은 화살표)를 클릭합니다.
설정 창이 열리면 “세부 사항 아래의 요약 행” 확인란의 선택을 취소합니다.
“확인”을 클릭하기 전에 “자동 스타일” 확인란을 선택적으로 선택할 수 있습니다. 이렇게 하면 윤곽선의 셀에 굵게, 기울임꼴 및 유사한 스타일로 서식을 지정하여 눈에 띄게 만듭니다. 여기에서 자동 스타일을 사용하지 않기로 선택한 경우 나중에 적용하는 방법도 보여드리겠습니다.
“확인”을 클릭하고 윤곽선을 만들 준비를 합니다.
자동 개요 만들기
요약 행 및 기타 개요 요구 사항이 설정되어 있으면 개요를 만들 차례입니다.
셀을 선택하고 데이터 탭으로 이동한 다음 “개요”를 클릭합니다.
“그룹” 화살표를 클릭하고 드롭다운 목록에서 “자동 개요”를 선택합니다.
개요를 표시하려면 스프레드시트 업데이트가 즉시 표시되어야 합니다. 여기에는 행 왼쪽 또는 열 상단의 회색 영역에 숫자, 해당 선, 더하기 및 빼기 기호가 포함됩니다.
가장 낮은 숫자(1)와 1 아래의 가장 왼쪽 버튼은 가장 높은 수준의 보기를 위한 것입니다.
다음으로 높은 숫자(2)와 그 아래에 있는 버튼은 두 번째로 높은 수준입니다.
숫자와 버튼은 마지막 단계까지 각 레벨에 대해 계속됩니다. Excel 개요에는 최대 8개의 수준이 있을 수 있습니다.
숫자, 더하기 및 빼기 기호 또는 둘 다를 사용하여 행을 축소 및 확장할 수 있습니다. 숫자를 클릭하면 해당 수준 전체가 축소되거나 확장됩니다. 더하기 기호를 클릭하면 윤곽선의 특정 행 집합이 확장됩니다. 빼기 기호는 특정 행 집합을 축소합니다.
아웃라인 생성 후 서식 스타일
앞서 언급했듯이 개요에 스타일을 적용하여 행과 요약 행을 눈에 띄게 만들 수 있습니다. 개요 자체 외에도 데이터를 읽기 쉽게 만들고 나머지 데이터와 구별하는 데 도움이 됩니다.
개요를 만들기 전에 자동 스타일 옵션을 사용하지 않기로 선택한 경우 나중에 사용할 수 있습니다.
서식을 지정할 개요의 셀을 선택하거나 원하는 경우 전체 개요를 선택합니다. 데이터 > 개요를 사용하여 개요 설정 창으로 돌아가서 대화 상자 실행기를 엽니다.
설정 창에서 “자동 스타일” 확인란을 선택한 다음 “스타일 적용”을 클릭합니다.
윤곽선에 적용된 서식 스타일이 표시되어야 합니다. 이제 “확인”을 클릭하여 창을 닫을 수 있습니다.
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아웃라인 제거
개요를 만들고 나중에 제거하기로 결정했다면 몇 번의 클릭만으로 간단합니다.
개요를 선택하고 해당 데이터 탭으로 한 번 더 돌아갑니다. “개요”를 클릭한 다음 “그룹 해제” 아래의 화살표를 클릭합니다. “개요 지우기”를 선택하면 설정이 완료됩니다.
메모: 개요에 스타일을 적용한 경우 텍스트의 서식을 수동으로 다시 지정해야 합니다.
개요는 문서를 준비하는 데만 유용하지 않습니다. Excel에서 개요는 데이터를 구성하고 보다 쉽게 분석할 수 있는 훌륭한 방법을 제공합니다. 자동 개요는 프로세스에서 거의 모든 수동 작업을 제거합니다.
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