Microsoft Planner는 사용이 매우 간단하지만 더 유용한 기능 중 일부는 전면 및 중앙이 아닙니다. 작업을 만들고 이동하는 경우 Planner를 조금 더 활용하는 6 가지 방법이 있습니다. 알아야 할 모든 것이 있습니다.
작업에 대한 알림 받기
Planner를 Outlook에 이미 연결 한 경우 이미 마감일에 대한 알림을받습니다. 그러나 항목이 언제 할당되었는지 알고 싶지 않은 경우 추가 알림 기능이 있습니다.
Microsoft Planner 오른쪽 상단의 설정 톱니 바퀴를 클릭 한 다음 “알림”옵션을 선택하십시오.
알림 옵션 패널이 열립니다. 알림 환경 설정 중 하나를 선택한 다음 “저장”버튼을 선택하십시오.
“누군가 나에게 작업을 할당합니다”를 선택하면 전자 메일, Microsoft Teams (팀이있는 경우) 및 모바일 푸시 알림 (모바일 앱을 설치 한 경우 나중에 표시 함)을 통해 알려줍니다. 이 기사에서). 이 기능은 팀에서 일할 때 Planner를 사용하여 집안일을 정리하는 경우에도 매우 유용합니다.
Planner를 Outlook에 아직 연결하지 않은 경우, “나에게 할당 된 작업이 늦었거나, 오늘 또는 다음 7 일 내에 예정되어 있습니다”옵션을 선택하면 작업이 지각 한 경우 이메일을 통해 알려줍니다. 이 기능은 실제로 잘 작동하지만 작업이 늦었다는 것을 지속적으로 알려줍니다. 마감일을 알리고 미리 알림을 받아야 할 경우에는이 방법이 유용 할 수 있지만, 실감이 나면 너무 많을 수도 있습니다.
우리는 작업 수행을 도와주는 시스템 팬이므로 후자의 옵션을 선호하지만이 선택은 개인의 취향입니다.
즐겨 찾기에 계획 추가
플래너 사용을 시작하면 사이드 바의 “최근 계획”섹션에 계획이 표시됩니다.
하나 또는 두 개의 계획 만 있다면 괜찮습니다. 그러나 여러 계획이 있고 특히 사람들이 계획에 예기치 않게 계획을 추가 할 수있는 회사 환경에있는 경우 “최근 계획”섹션이 다루기 어려울 수 있습니다 .
대신 사이드 바의 “즐겨 찾기”섹션에 계획을 추가 할 수 있습니다. 이를 통해 현재보고있는 계획을 제어 할 수있어 중요한 계획을 훨씬 쉽게 찾을 수 있습니다.
계획을 즐겨 찾기 섹션으로 이동하려면 계획 이름 옆에있는 별표 아이콘을 클릭하십시오.
그러면 계획이 사이드 바의 즐겨 찾기 섹션으로 즉시 이동합니다.
즐겨 찾기에서 계획을 제거하려면 별표 아이콘을 다시 클릭하면 계획이 최근 계획 섹션으로 다시 이동합니다.
작업 그룹 변경
기본적으로 작업은 사용중인 버킷 (작업 관리, 진행 중, 완료 및 기타 생성 한 버킷)으로 그룹화됩니다. 이것이 작업을 그룹화하는 유일한 방법은 아니므로 Planner는 마감일, 양수인, 우선 순위 등과 같은 속성에 따라 작업을 그룹화 할 수있는 옵션을 제공합니다.
작업 그룹을 변경하려면 인터페이스 오른쪽 상단에있는 “Group By Bucket”버튼을 클릭하십시오.
작업을 그룹화 할 다른 속성을 선택하면 자동으로 재정렬됩니다. 예를 들어 “우선 순위”를 선택하면 작업이 새로운 우선 순위 버킷으로 그룹화됩니다.
원래 버킷에서 작업보기로 돌아가려면 “Group By”를 클릭하고 “Bucket”을 선택하십시오.
이 기능은 작업을 날짜 순서대로 보거나 팀에서 작업중인 경우 양수인이 작업을 보는 데 매우 유용하므로 과도하게 뻗은 사람과 작업이 부족한 사람을 확인할 수 있습니다. 컬러 레이블 시스템을 사용하여 프로젝트를 추적하는 경우 레이블별로 그룹화를 선택하여 해당 프로젝트에 대한 모든 작업을 표시 할 수 있습니다.
특정 속성으로 작업 필터링
그룹화는 작업을 구성하는 한 가지 방법이지만보고 싶은 작업 만 표시하도록 필터링 할 수도 있습니다. 팀 계획에서 이는 사용자에게 지정된 작업 또는 특정 레이블의 작업 만 보는 데 유용합니다.
작업을 필터링하려면 오른쪽 상단의 “필터”를 클릭하십시오.
속성 이름 중 하나를 클릭하여 필터링 할 값을 선택하십시오. 우선 순위 속성에서 '긴급'값을 필터링하겠습니다.
이제 계획에는 우선 순위가 “긴급”인 작업 만 표시됩니다.
예를 들어, 원하는만큼 많은 필터를 적용 할 수 있으므로 Jane에게 할당 된 노란색 레이블과 다음 주에 긴급한 작업을 필터링 할 수 있습니다.
속성이 충분히 구체적이지 않은 경우 작업 내에서 키워드를 필터링 할 수도 있습니다.
제목에 키워드가있는 작업이 표시됩니다. 필터를 지우려면 “Filter”를 다시 클릭 한 다음 “Clear”버튼을 선택하십시오.
플래너의 작업이 많을수록 더 유용한 필터링이됩니다.
계획에 대한 통계 생성
팀 작업에 대해보고해야하는 관리자 인 경우 통계의 중요성을 알게됩니다. Planner는보고하기 쉬운 방식으로 계획의 현재 상태를 이해하는 데 도움이되는 몇 가지 기본 차트를 제공합니다.
플래너 차트에 액세스하려면 계획 맨 위에서 차트를 클릭하십시오.
현재 계획대로 계획을 시각적으로 보여줍니다.
또한 우선 순위 및 양수인을 기반으로 한 작업에 대한 세부 정보를 제공합니다. 이 차트는 요점에 유용하지만 특별히 상세하거나 사용자 정의 할 수는 없습니다. 이를 위해서는 계획을 Excel로 내보내 차트를 직접 작성하거나 스프레드 시트를 Power BI와 같은 도구에 연결하여 통계를 작성해야합니다.
계획을 내보내려면 계획 맨 위에있는 세 개의 점을 클릭 한 다음 “계획을 Excel로 내보내기”를 선택하십시오.
그러면 계획 및 작업에 대한 데이터의 스냅 샷이 포함 된 스프레드 시트가 생성되며 원하는 도구를 사용하여 계획을 시각적으로 표현하는 데 사용할 수 있습니다.
플래너 모바일 앱 설치
이동 중에 계획을 확인하려면 Planner 모바일 앱이 필요합니다. Microsoft는 앱 스토어에 가지 않아도 쉽게 얻을 수 있습니다. 사이드 바 하단에있는 “플래너 앱 받기”링크를 클릭하십시오.
전화 번호를 입력 할 수있는 패널이 열립니다. 그런 다음 Microsoft는 적절한 앱 스토어로 다운로드 링크를 보냅니다. 전화 번호를 사용하지 않거나 전화 번호가없는 태블릿 인 경우 대신 이메일 주소를 제공 할 수 있습니다.
평소와 같이 앱을 설치하면 이제 노트북을 들고 다니지 않고도 업무를 계속 확인할 수 있습니다.
