슬랙 (Slack)과 같은 도구의 등장에도 불구하고 이메일은 사라지지 않으며 때로는 압도적으로 느껴질 수 있습니다. 전자 메일을 제어 할 수있는 한 가지 방법은 Outlook에서 들어오는 메시지를 특정 폴더로 자동 정렬하는 것입니다.
이를 위해 Outlook 규칙을 사용합니다. 이메일을 보내거나받을 때 자동으로 작동하며 미리 선택한 작업을 수행합니다.
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이를 수행하기 위해 규칙을 작성할 수있는 두 가지 방법이 있습니다. 첫 번째 방법은 더 쉽고 자동으로 이동하려는 단일 이메일 주소를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 발권 또는 경고 시스템과 같이 항상 단일 주소에서 오는 전자 메일에 이상적입니다.
두 번째 방법은 조금 더 복잡하지만 여전히 매우 간단합니다. 동일한 비즈니스의 사람들이 보낸 모든 전자 메일과 같은 전체 도메인에 대해 또는 여러 규칙을 차례대로 설정하려는 경우 가장 효과적입니다.
간단한 규칙 만들기
간단한 방법으로 규칙을 만들려면 Outlook받은 편지함을 열고 자동으로 정렬 할 전자 메일을 마우스 오른쪽 단추로 클릭 한 다음 규칙> 규칙 만들기를 클릭하십시오.
규칙 작성 창이 열립니다. 사람 이름 옆의 확인란을 클릭하십시오. 그러면 해당 주소의 모든 전자 메일에 규칙을 적용하도록 Outlook에 지시합니다. 그런 다음 “항목을 폴더로 이동 :”확인란을 클릭하십시오.
열린 창에서 이메일을 이동하려는 폴더를 선택하거나 “새로 만들기”를 클릭하여 새 폴더를 만든 다음 “확인”을 클릭하십시오.
이제 규칙을 사용할 준비가되었습니다. “확인”을 클릭하십시오.
확인 대화 상자가 나타납니다. “이미 현재 폴더에있는 메시지에서이 규칙을 지금 실행하십시오”확인란을 클릭 한 다음 “확인”을 클릭하십시오.
이제부터는 해당 주소의 모든 이메일이 선택한 폴더로 이동합니다.
더 복잡한 규칙 만들기
처음부터 규칙을 설정하려면 홈> 규칙> 규칙 및 경고 관리를 클릭하십시오.
“규칙 및 경고”창이 열립니다. “새 규칙”을 클릭하십시오.
“규칙 마법사”창이 열립니다. “빈 규칙에서 시작”섹션에서“받은 메시지에 규칙 적용”을 클릭 한 후“다음”을 클릭하십시오.
여기서 규칙을 적용하기 위해 이메일이 충족해야하는 조건을 선택합니다. @ howtogeek.com 도메인에서 오는 모든 이메일에 적용 할 조건을 설정하겠습니다.
“발신자 주소에 특정 단어 포함”체크 상자를 선택한 다음 하단의 텍스트 상자에서 “특정 단어”를 클릭하십시오.
열리는 창에서 규칙을 적용 할 도메인을 입력하십시오. “@ acmeanvils.com”으로 끝나는 주소를 가진 사람이 전자 메일을 보낸 경우 해당 주소를 입력 한 다음 “추가”를 클릭하십시오.
여기에 둘 이상의 항목을 입력 할 수 있으므로 중요한 고객이 몇 명 있으면 여기에 모두 추가 할 수 있습니다. 완료되면 “확인”을 클릭하십시오.
규칙 마법사는 선택한 이메일 도메인을 표시합니다. 변경되는 용어를 클릭하여 편집 할 수 있습니다. 모든 것이 설정되면 “다음”을 클릭하십시오.
마법사의 다음 페이지에서이 폴더를 선택하여 이메일을 이동할 것입니다. “지정된 폴더로 이동”상자를 선택한 다음 하단의 텍스트 상자에서 “지정됨”을 클릭하십시오.
열린 창에서 이메일을 이동하려는 폴더를 선택 (또는 “새로 만들기”를 클릭하여 생성) 한 다음 “확인”을 클릭하십시오.
규칙 마법사에 선택한 폴더가 표시됩니다. 올바른 폴더가 아닌 경우 폴더를 클릭하여 변경 한 다음 “다음”을 클릭하십시오.
이제 예외를 지정할 수 있습니다. 추가하지 않으려면 “다음”을 클릭하십시오.
규칙의 이름을 입력하고 “이미”받은 편지함 “의 메시지에서이 규칙을 실행합니다”확인란을 선택한 다음 “마침”을 클릭하십시오.
이제 규칙이 완료되었으며 “규칙 및 경고”창에 나타납니다. “적용”을 클릭하여 프로세스를 완료하십시오.
이제 규칙이 적용되었습니다. 선택한 조건을 충족하는 모든 이메일은 선택한 폴더로 이동합니다. 또한 Outlook 클라이언트에서 생성 한 모든 규칙은 Outlook 웹앱에 반영됩니다.
