Outlook에는 한 번의 클릭으로 여러 작업을 메시지에 적용 할 수있는 빠른 단계 기능이 있습니다. Outlook에는 몇 가지 기본 빠른 단계가 포함되어 있지만 직접 만들 수도 있습니다 (필요하지 않은 경우 기본 단계를 삭제할 수도 있음). 동일한 작업 세트를 정기적으로 수행하는 경우 빠른 단계를 작성하고 단축키를 지정하면 많은 시간을 절약 할 수 있습니다. 작동 방식은 다음과 같습니다.
기본 빠른 단계
Outlook의 “홈”탭에서 빠른 단계를 찾을 수 있습니다. 처음 시작할 때 기본 빠른 단계가 표시됩니다. 이 중 하나를 클릭하면 포함 된 동작을 선택한 메시지에 적용 할 수 있습니다.
기본 빠른 단계는 다음과 같습니다.
- ?로 이동 : 메시지를 이동하려는 폴더를 선택할 수있는 창을 엽니 다.
- 관리자에게 : 관리자의 주소가 포함 된 현재 선택된 메시지의 전달 된 사본을 작성합니다.
- 팀 이메일 : 팀 구성원에게 전달되는 빈 메시지를 작성합니다. 전자 메일을 고용주가 관리하는 경우 Exchange 관리자가 사서함을 구성한 방식에 따라 Outlook에서 이미 관리자와 팀 구성원을 알고있을 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 처음 사용할 때이를 채워야합니다. 빠른 단계.)
- 끝난: 메시지를 읽고 완료 한 것으로 표시 한 다음 지정된 폴더로 보냅니다. 이 폴더를 처음 사용할 때는 폴더를 지정해야하지만 그 이후부터 Outlook에서는 빠른 단계를 사용할 때마다 선택한 내용을 기억하여 해당 폴더로 보냅니다.
- 재생 및 삭제 : 현재 선택된 메시지에 대한 회신을 연 다음 회신을 보낸 후 현재 선택된 메시지를 삭제합니다.
Outlook에는 사용 가능한 빠른 단계 만 표시됩니다. 예를 들어 메시지를 선택하지 않은 경우 다른 기본값이 기존 메시지에서 작동하기 때문에 “팀 이메일”빠른 단계 만 표시됩니다.
빠른 단계를 만드는 방법
새로운 빠른 단계를 추가하려면 빠른 단계 상자에서 “새로 만들기”옵션을 클릭하십시오.
빠른 단계의 이름을 지정하고 수행 할 작업을 선택할 수있는 새 창이 열립니다.
“조치 선택”드롭 다운 메뉴를 클릭하면 가능한 조치 목록이 표시되며, 각 조치에는 선택할 수있는 추가 옵션이 제공 될 수 있습니다.
하나는 메시지를 폴더로 옮기고 다른 하나는 읽은 것으로 표시하는 두 가지 동작을 추가하는 것입니다.
“폴더로 이동”조치를 선택하고 메시지를 이동하려는 폴더를 선택하십시오.
그런 다음 “Add Action (작업 추가)”을 클릭하여 두 번째 작업을 추가합니다.
드롭 다운 메뉴에서 “읽은 상태로 표시”를 선택하십시오.
선택적으로, 내장 단축키 중 하나를 선택하고 포인터로 빠른 단계 위로 마우스를 가져갈 때 표시 할 텍스트를 추가 할 수 있습니다 (빠른 단계가 수행하는 조치를 상기시키는 간단한 설명이 도움이됩니다).
“마침”을 클릭하면 Outlook의 빠른 단계 상자에 새로운 빠른 단계가 나타납니다. 빠른 단계 위로 마우스를 가져 가면 선택한 바로 가기 키와 입력 한 툴팁 텍스트가 표시됩니다.
이제 메시지를 선택하고 새로운 빠른 단계를 클릭하거나 바로 가기 키 콤보를 눌러 해당 작업을 적용하기 만하면됩니다.
빠른 단계 편집 또는 삭제 방법
빠른 단계를 편집하거나 삭제하려면 리본에서 빠른 단계 그룹의 오른쪽 아래에있는 작은 화살표를 클릭하십시오.
“빠른 단계 관리”창이 열립니다.
여기에는 편집, 복제 (유사하지만 약간 변형 된 경우 선택한 빠른 단계의 정확한 사본을 생성 함) 또는 빠른 단계를 삭제하는 옵션이 있습니다.
빠른 단계가 리본에 나타나는 순서를 변경하거나 새로운 빠른 단계를 만들 수도 있습니다.
마지막으로 '기본값으로 재설정'옵션이 있습니다.
“기본값으로 재설정”옵션을 선택하면 생성 한 모든 빠른 단계가 삭제되고 삭제 한 기본 빠른 단계가 다시 생성됩니다. 또한 기본 빠른 단계에서 변경 한 내용도 모두 제거합니다. 이 작업을 취소 할 수 없으므로 경고가 표시됩니다. “예”를 클릭하면 재설정이 이루어집니다.
리본에서 빠른 단계를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 개별 빠른 단계 동작에 대한 “빠른 단계 관리”창을 생략 할 수도 있습니다. 빠른 단계를 편집, 복제 또는 삭제할 수있는 상황에 맞는 메뉴가 나타납니다.
그리고 그것은 빠른 단계입니다. Google은 빠른 단계에 추가 할 수있는 모든 가능한 조치를 거치지 않았습니다. 수많은 조치가 있으며 작동 방식을 알면 매우 직관적 인 인터페이스입니다. Outlook 환경을보다 효율적이고 시간 소모적으로 줄이려면 빠른 단계를 시작하는 것이 좋습니다.
