Microsoft Word에서 편지 병합을 만드는 가장 쉬운 방법

많은 고객, 클라이언트 또는 직원에게 편지를 인쇄하거나 전자 메일을 보내야 할 때 편지 병합을 사용하여 빠르게 할 수 있습니다. Microsoft Word의 편지 병합 마법사를 사용하면 몇 분 만에 이를 설정할 수 있습니다.

편지 병합을 사용하면 메시지의 기본을 작성하고 이름을 삽입하고 한 번에 모든 문자를 작성할 수 있습니다. Word의 편지 병합 마법사의 좋은 점은 기존 목록을 사용하거나 즉석에서 목록을 만들 수 있다는 것입니다. 편지의 다양한 부분을 사용자 정의하고 이메일 및 편지 외에 레이블이나 봉투에 병합을 사용할 수도 있습니다.

Word에서 편지 병합 만들기

실제 편지와 달리 비즈니스 이메일을 보내는 것이 인기가 있으므로 이메일 편지 병합을 만드는 예를 들어 보겠습니다. Microsoft Word 문서를 열고 메시지를 작성하십시오.

메시지를 마치고 병합을 만들 준비가 되면 우편물 탭으로 이동합니다. 편지 병합 시작 드롭다운 화살표를 사용하여 “단계별 편지 병합 마법사”를 선택합니다.

편지 병합 프로세스를 안내하는 사이드바가 오른쪽에 열려 있는 것을 볼 수 있습니다. 상단의 이메일 메시지 옵션을 선택하고 하단의 “다음: 문서 시작”을 클릭합니다.

그런 다음 현재 문서 사용 옵션을 선택합니다. 템플릿이나 다른 문서에서 새로 시작하려면 대신 해당 옵션을 선택하십시오.

사이드바 하단에 있는 “다음: 수신자 선택”을 클릭합니다.

수신자 추가

이제 받는 사람 목록을 선택하거나 다음 옵션을 사용하여 목록을 만들 수 있습니다.

관련된: Excel 목록에서 Word의 우편물 레이블을 만드는 방법

기존 목록 사용: 이 옵션을 선택하고 “찾아보기”를 클릭하여 파일을 찾습니다. Word에서 열리면 원하는 경우 목록을 구체화할 수 있는 상자가 표시됩니다. 주소를 정렬, 필터링, 중복 찾기 또는 유효성 검사를 수행합니다. 확인란을 사용하여 수신자를 선택 및 선택 해제할 수도 있습니다.

Outlook 연락처에서 선택: 이 옵션을 선택하고 “연락처 폴더 선택”을 클릭하여 폴더를 선택합니다. 그러면 목록을 구체화할 수 있는 위와 같은 상자에 해당 폴더의 연락처가 표시되는 것을 볼 수 있습니다.

새 목록 입력: 이 옵션을 선택하고 “만들기”를 클릭하여 팝업 창에 받는 사람의 세부 정보를 입력합니다. 원하는 필드를 사용하고 열을 사용자 지정할 수 있습니다.

수신자를 선택한 후 사이드바 하단에 있는 “다음: 이메일 메시지 작성”을 클릭합니다.

메시지를 완성하세요

그런 다음 표시되는 블록 중에서 선택하여 메시지에 수신자 세부 정보를 추가할 수 있습니다.

주소 블록: 주소 블록을 원하는 문서에 커서를 놓습니다. 그런 다음 받는 사람 이름의 형식, 회사 이름 또는 우편 주소를 포함할지 여부 및 위치에 대한 기타 세부 정보를 선택합니다.

오른쪽에 각 수신자의 미리보기가 표시되며 상단의 화살표를 사용하여 이동하고 검토할 수 있습니다. 누락된 항목이 있으면 “필드 일치”를 클릭하여 수정하십시오.

완료되면 “확인”을 클릭하십시오. 선택한 위치의 문서에서 주소 블록 변수를 볼 수 있습니다.

인사말: 인사말을 입력할 문서에 커서를 놓습니다. 잘못된 수신자 이름에 대한 기본값은 물론 인사말에 대한 인사말 및 형식을 선택합니다. 아래쪽을 향한 화살표와 상자를 사용하여 각각을 미리 봅니다.

완료되면 “확인”을 클릭하면 문서에 인사말 변수가 표시됩니다.

전자우편: 컴퓨터에 전자 우편 소프트웨어가 설치되어 있는 경우 이 옵션을 선택하고 프롬프트를 따르십시오.

더 많은 항목: 전화번호나 추가 주소 입력란과 같은 필드를 더 추가하려면 해당 필드를 원하는 문서에 커서를 놓고 이 옵션을 선택한 다음 세부 정보를 입력합니다. “삽입” 또는 “필드 일치”를 클릭하여 완료합니다.

추가한 항목을 제거하려면 변수를 선택하고 문서에서 삭제하면 됩니다.

사이드바 하단에서 “다음: 이메일 메시지 미리보기”를 선택합니다.

이메일 미리보기 및 보내기

그런 다음 받는 사람의 세부 정보로 채워진 변수가 있는 편지의 미리 보기를 볼 수 있습니다. 사이드바의 화살표를 사용하여 각 메시지를 미리 봅니다. 받는 사람을 변경하려면 “받는 사람 목록 편집”을 선택하거나 뒤로 돌아가 문서를 편집하려면 사이드바 하단에 있는 단계에 대한 링크를 사용하십시오.

완료되면 “다음: 병합 완료”를 클릭한 다음 “전자 메일”을 선택하여 받는 사람, 제목 줄 및 메일 형식 세부 정보를 완료합니다. 선택적으로 특정 수신자에게만 보낼 수 있습니다. “확인”을 클릭하여 Outlook을 통해 이메일을 보냅니다.

다른 유형의 편지 병합 문서

Word에서 다른 유형의 편지 병합을 선택하면 마법사에서 약간의 차이만 표시됩니다.

편지와 주소록: 이메일과 동일한 세부 정보를 추가할 수 있지만 마지막에 개별 문자를 인쇄 또는 편집하거나 디렉터리를 새 문서로 보낼 수 있습니다.

봉투 및 레이블: 봉투 크기, 라벨 유형, 글꼴 등 다양한 옵션 중에서 선택할 수 있습니다. 그런 다음 봉투나 레이블을 인쇄하십시오.

우편물 탭을 사용하여 전자 메일, 편지, 봉투 또는 레이블에 대해 Microsoft Word에서 처음부터 편지 병합을 만들 수 있습니다. 그러나 Word에서 병합을 설정하는 가장 쉬운 방법은 편지 병합 마법사를 확인하십시오.